Отпускные за неполный отработанный год: порядок расчета и примеры вычислений
Часто бухгалтер вынужден осуществлять расчет отпускных при неполном отработанном годе. В этом случае необходимо учитывать некоторые особенности, чтобы выполнить начисления правильно. Наличие ошибок может создать немало проблем компании во время сдачи финансового отчета в ФНС.
Можно ли уйти в отпуск, если отработал менее 12 месяцев?
Положения ТК РФ позволяют сотруднику воспользоваться правом на отдых до того, как он отработает полный календарный год.
Вот, что указано в статье 122 ТК:
- отпуск должен предоставляться ежегодно;
- первое право воспользоваться им появляется через шесть месяцев работы на одном предприятии.
Однако приемлемо написать заявление на отпуск до истечения положенного срока в следующих случаях:
- беременность и роды;
- возраст сотрудника менее 18 лет;
- усыновление ребенка, возраст которого менее трех месяцев;
- перевод из другой организации.
Что нужно для расчета отпускных?
Расчет отпускных за неполный отработанный год осуществляется по специальным формулам. Необходимо сначала выделить временной период, а потом определить среднюю дневную зарплату. Получив это значение, можно легко рассчитать, сколько требуется заплатить конкретно взятому сотруднику, исходя из количества дней отпуска.
Расчетный период
Это временной отрезок, когда сотрудник работал на предприятии.
Есть несколько способов учета расчетного периода:
- полный отработанный год. Здесь у бухгалтера не возникает проблем, у него есть возможность объективно получить среднюю суточную зарплату за 12 месяцев. Если по каким-то причинам сотрудник не работал в течение года, то для расчета берется предшествующий период;
- неполный отработанный год. В этом случае для расчета берется фактический период, когда сотрудник выполнял свои обязанности. Обычно это шесть месяцев, так как первое право на отпуск появляется после отработки этого периода;
- отсутствие стажа у конкретно взятого работодателя. Такие ситуации возникают очень редко, но в этом случае бухгалтер вынужден учитывать только окладную часть зарплаты, которая прописана в трудовом договоре.
Таким образом, расчетный период может быть различным. При этом редко сотрудники полностью отрабатывают его без ухода на больничный или в административный отпуск.
Пропущенные дни нельзя учитывать во время расчета средней дневной зарплаты, поэтому бухгалтер вынужден руководствоваться сведениями о фактически отработанном времени. В крупных организациях руководители отделов их передают в бухгалтерию. Этот же документ является основополагающим при начислении зарплаты.
Средний заработок
Это сумма, которая влияет на размер начислений при уходе в отпуск. Сегодня он рассчитывается по одной из двух формул.
| Формула | Ситуация, в которой она применяется |
| Совокупная зарплата работника за 12 мес. / 12 / 29,3 | Расчетный период полностью отработан |
| Совокупная зарплата работника за период (расчетный) / (29,3 х число полностью отработанных мес.) + число дней в не полностью выработанном месяце | Расчетный период отработан частично |
Эти формулы применяются, чтобы определить размер среднего дневного заработка. Далее необходимо его умножить на количество дней отпуска, чтобы определить, какую сумму нужно перечислить сотруднику.
Полученный результат будет указан еще до вычета налога и перевода средств в ПФР и ФСС. Таким образом, бухгалтер должен произвести все вычеты.
Только после этого он укажет, какая сумма будет к выдаче. Иногда работники осуществляют выплаты по исполнительному листу через бухгалтерию. Это тоже необходимо учесть при начислении.
Количество дней отдыха
Бухгалтеры часто пользуются таблицей для расчета продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска.
| Количество отработанных месяцев | Количество положенных дней |
| 1 | 2,33 |
| 2 | 4,66 |
| 3 | 6,99 |
| 4 | 9,32 |
| 5 | 11,65 |
| 6 | 13,98 |
| 7 | 16,31 |
| 8 | 18,64 |
| 9 | 20,97 |
| 10 | 23,3 |
| 11 | 28 |
| 12 | 28 |
При этом продолжительность дополнительного отдыха регламентируется региональными и федеральными правовыми актами. Также ее можно увеличить локальными приказами в рамках конкретно взятой организации. Иногда у работников есть право на дополнительный отпуск.
Тогда расчет происходит по следующей формуле: количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска + количество дней дополнительного отпуска.
Как вычислить размер выплаты, если сотрудник отработал год не полностью?
Бухгалтер должен знать, как рассчитать отпускные, если отработан неполный год, для этого требуется использовать следующий алгоритм действий:
- вычислить средний размер зарплаты за день;
- определить продолжительность отпуска на основании заявления сотрудника;
- сделать начисление отпускных;
- удержать налог и другие виды выплат, которые предусмотрены законом;
- перечислить деньги работнику до его фактического ухода в отпуск.
Бухгалтер должен внимательно считать, сколько дней сотрудник выполнял свои обязанности на рабочем месте или на удаленной основе. Ошибка в расчете приведет к неправильному начислению денежных средств. Если налог будет выплачен в меньшем размере, отчет не примут. Его придется переделывать и доплачивать требуемую сумму.
Однако допускается внести правки еще до получения замечания от специалистов ФНС, предоставив им пояснительную записку к отчету. Когда работник получил фактически больше денег, чем необходимо, происходит удержание при выплате зарплаты. Это законно, но допускается возврат требуемой суммы в кассу фирмы наличными.
В среднюю зарплату не входят следующие выплаты:
- социальные;
- больничные;
- целевые;
- премии, которые приурочены к персональным, корпоративным или государственным праздникам.
Все остальное должно входить в размер средней суточной зарплаты во время расчета.
+7 (812) 425-62-38 - Санкт-Петербург и обл.
8(800)-350-97-52 - Другие регионы РФ
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Примеры вычислений
Стоит рассмотреть пример начисления отпускных при неполном отработанном году. Предположим, что сотрудник трудился шесть полных месяцев, но в один из них был на больничном в течение 4 дней.
Необходимо делать расчет следующим образом:
- определить размер среднего дневного заработка. Для этого используется указанная выше формула, где необходимо прибавить количество фактически отработанных дней в месяце, когда был открыт больничный лист;
- проверить, может ли работник отдыхать столько дней, сколько указано в заявлении;
- умножить средний дневной заработок на количество отпускных дней;
- произвести удержание налога и взносов в ПФР и ФСС;
- перечислить остаток работнику.
Таким образом, бухгалтерам постоянно приходится сталкиваться с расчетом отпускных при неполном отработанном году. Это связано с тем, что сотрудники имеют право на отдых спустя шесть месяцев после трудоустройства.