Распоряжаемся о сокращении численности и штата работников: правила оформления и образец приказа

Сокращение численности или штата может происходить по разным причинам. Эта процедура состоит из ряда этапов и должна быть проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства России. Администрации компании важно понимать, как подготовить приказ о сокращении штата (первоначальный).

Решение учредителя организации

Процесс сокращения численности или штата сотрудников является многоступенчатым. На первом этапе работодатель принимает решение. С этой целью проводится собрание учредителей. На нем обговаривается вопрос сокращения.

По итогам проведенного собрания составляется протокол. Его подписывают секретарь и председатели. Единственный учредитель может принять решение о сокращении лично. Оно оформляется в произвольном виде.

Уменьшить число работников, убрать отдельные должности организация может по одной из трех причин:

1. реорганизация путем поглощения, слияния. В результате вводится в действие другое штатное расписание. Некоторые должности могут быть убраны;
2. неблагоприятные экономические условия. Например, значительно упал спрос на реализуемые товары. Приходится снижать объемы производства и, в связи с этим, уменьшать число сотрудников;
3. оптимизация. Автоматизация, реструктуризация производственных процессов может приводить к тому, что отдельные должности становятся ненужными.

Важно заранее продумать возможность перевода работников, чьи должности сокращаются, на другие свободные места, которые соответствуют их специализации и квалификации. По закону, расторжение трудового договора с подчиненным при сокращении допускается лишь в том случае, если отсутствуют подходящие вакансии.

Оформление документов

После принятия решения начинается подготовка к сокращению. В ходе нее оформляется ряд документов.

Составляется несколько приказов:

• о формировании комиссии;
• об изменении штатного расписания;
• о сокращении численности или штата.

В обязательном порядке направляется письмо с информацией о запланированных изменениях в профсоюзный комитет, службу занятости. Подготавливаются уведомления для сотрудников, попадающих под сокращение.

Когда издается распоряжение?

При сокращении оформляется целый ряд распоряжений. Сначала издается приказ о предстоящем уменьшении численности работников, изменении штата и т.п. В крупных предприятиях формируется специальная комиссия. Она необходима для того, чтобы список увольняемых работников был составлен с учетом норм трудового законодательства. Для этого также подготавливается отдельное распоряжение.

Как правильно написать приказ?

Важно знать, как правильно написать приказ о сокращении (первоначальный). Унифицированная его форма отсутствует. Поэтому составляется распоряжение в произвольном виде. Его можно написать от руки либо напечатать. Обычно руководители компаний выбирают последний вариант.

В верхней части листа пишется название компании и ее организационно-правовая форма. Ниже по центру указывается наименование и номер документа. Далее проставляется место и дата составления приказа. Затем с новой строки, начиная со слов «В связи с …» приводится основание, причина для издания распоряжения.

Завершается предложение словом «ПРИКАЗЫВАЮ». После этого по пунктам перечисляются указания работодателя. Отмечается лицо, ответственное за исполнение распоряжения. Утверждает приказ руководитель своей подписью и печатью.

Также ставятся подписи с расшифровками тех сотрудников, которые были приведены в документе. Распоряжение может составляться о создании комиссии, сокращении должности, увольнении в связи с оптимизацией/реорганизацией, об изменении штатного расписания. Исходя из того, с какой целью издается приказ, зависит его название и содержание основной части.

О создании комиссии

Название документа пишется таким образом: «Приказ о создании комиссии по сокращению штата».

В основной части распоряжения указывается, что руководитель планирует убрать некоторые должности или сократить численность работников и, чтобы соблюсти все нормы законодательства, принял решение о формировании специальной группы.

Описывается состав комиссии, в нее могут войти:

• главный инженер;
• юрист;
• представитель профсоюза;
• начальники отделов, в которых планируется сокращение;
• специалист по охране труда.

О сокращении должности

На заседании Совета учредителей может быть принято решение о сокращении определенной должности. В этом случае издается соответствующее распоряжение. Его название указывается таким образом: «Приказ о сокращении должности». Обязательно отмечается причина проводимых изменений. Перечисляются все должности, которые планируется убрать из штатного расписания. Указывать фамилии работников при этом не нужно. В качестве основания для издания приказа стоит привести протокол заседания совета учредителей.

Об увольнении в связи с оптимизацией

В названии документа пишется «Приказ об увольнении работников в связи с оптимизацией». Приводится основание для проведения сокращения. Даются указания по формированию специальной комиссии и подготовке ею списка сотрудников, с которыми будет расторгнут трудовой контракт.

Об увольнении в связи с реорганизацией

В таком приказе должны быть прописаны основания для реорганизации, когда было принято решение о ее проведении. Указывается новая форма функционирования предприятия. Документ должен содержать разъяснения для работников, что процедура реорганизации не является причиной для расторжения с ними трудовых договоров.

Об изменении штатного расписания

Название документа должно выглядеть таким образом: «Приказ об изменении штатного расписания в связи с сокращением штата».

Приводится основание для принятия руководством такого решения. Это может быть уменьшение производственных мощностей.

Отмечается, какие должности, сколько штатных единиц сокращается, какие отделы переименовываются и т.п. Даются указания кадровому отделу по уведомлению сотрудников и госорганов о предстоящих изменениях.

Примеры заполнения бланков

Оформлять приказ лучше по примеру. Это ускорит процедуру его составления, а также снизит вероятность допущения ошибок.

Таким образом, решение о сокращении численности либо штата принимает работодатель. На его основании подготавливается приказ о предстоящих изменениях.

Может дополнительно формироваться специальная комиссия по сокращению. Для этого также издается распоряжение. Форма таких приказов свободная, поскольку унифицированного бланка, утвержденного на федеральном уровне, нет.