Извещаем работников о сокращении штата за 2 месяца: порядок уведомления и образец бланка

О планировании проведения сокращения численности либо штата, работодатель должен оповестить ряд органов. Это центр занятости, профсоюзный комитет. В обязательном порядке информация о предстоящем увольнении доносится сотрудникам. Важно понимать, как осуществляется уведомление работников о сокращении, – в каком виде, в какие сроки.

За сколько нужно сообщить работнику о предстоящем увольнении?

Ответ на вопрос, за сколько предупреждают о сокращении работника, приведен в статье №180 Трудового кодекса (ТК). Руководитель обязан оповестить сотрудников о дате прекращения трудовых отношений не меньше, чем за два календарных месяца.

Отсчет длительности периода между извещением работника и его фактическим увольнением начинается со дня, который следует за предъявлением предупредительного письма. Стоит отметить, что точкой отсчета действия уведомления является не дата его подписания директором компании, а день получения документа и ознакомление с ним сотрудника.

Например, если подчиненный был предупрежден о сокращении 1 октября, то уволить его работодатель может только 2 декабря. Факт получения извещения сотрудник должен подтвердить личной подписью. Если на момент выдачи уведомления об увольнении одного из подчиненных не было в компании, тогда такой документ ему будет вручен при выходе на работу.

Если сотрудник находится в отпуске либо на длительном больничном, то информацию о расторжении трудового контракта можно направить ему заказным письмом. Работодателю разрешается изменять срок действия извещения об увольнении по сокращению численности либо штата лишь в большую сторону. Уменьшать его руководство права не имеет.

В каких случаях сроки предупреждения короче?

Требование о предупреждении о сокращении за два месяца относится к подчиненным, которые работают в компании на постоянной основе. Для других категорий сотрудников могут быть предусмотрены более короткие сроки.

Эти моменты закреплены в статьях №292 и 296 ТК. Так, сезонных работников о сокращении нужно предупреждать минимум за неделю. Об этом говорится во второй части статьи №296 ТК РФ.

Если с сотрудником заключен трудовой контракт на период до двух месяцев, то извещать его о предстоящем увольнении необходимо за три календарных дня. Это требование приведено во второй части статьи №292 ТК России.

Как правильно составить письмо-предупреждение?

Уведомление работника о сокращении численности или штата обязательно проводится в письменном виде. Составляется документ персонально для каждого из сотрудников. Документ считается официальным, поэтому регистрируется в журнале учета корреспонденции.

Оформляется документ на бумаге любого формата. Чаще всего применяются листы А4 и А5. Допустимо составление письма-уведомления в печатном или рукописном варианте. В последнем случае важно использовать шариковую либо гелевую ручку со свето- и водостойким синим либо фиолетовым чернилом.

Писать нужно аккуратно, разборчивым почерком. Чаще всего уведомления о сокращении составляются с использованием печатной техники.

Общие правила написания извещения приведены ниже:

• излагать информацию в деловом стиле;
• не допускать ошибок;
• обязательно ставить дату составления документа;
• не зачеркивать, не стирать резинкой либо лезвием, не закрашивать корректором опечатки.

Форма и содержание уведомления

Унифицированного бланка уведомления о сокращении нет. Поэтому работодатель имеет право составить данный документ в произвольном виде. Некоторые директора разрабатывают и утверждают фирменные бланки извещений. Это значительно упрощает процедуру составления таких документов.

Уведомление работника о сокращении численности или штата должно содержать следующую информацию:

• наименование документа, его номер;
• реквизиты компании;
• дата и место составления уведомительного письма;
• фамилия, имя и отчество увольняемого сотрудника;
• основание для прекращения трудовых отношений с ссылкой на соответствующий документ (приказ по предприятию);
• фамилия, инициалы и должность работодателя;
• перечень вакансий в компании, которые подходят сотруднику;
• дата прекращения трудовых отношений;
• подпись руководителя компании;
• отметка об ознакомлении сотрудника с уведомлением.

Важно понимать, как расположить данную информацию правильно. Для этого нужно знать структуру уведомления.

Документ состоит из таких частей:

1. шапка. Приводятся реквизиты фирмы, ФИО, должность работника. Располагается в верхней части листа;
2. название. Пишется чуть ниже шапки по центру строки с заглавной буквы без точки в конце слова;
3. основной блок. Делается обращение к подчиненному: например, «Уважаемый Петр Петрович!». Затем приводится информация о причинах, основаниях и сроках увольнения. Дается ссылка на трудовое законодательство;
4. заключительная. Располагается под основным текстом. Указывается должность, фамилия и инициалы руководителя компании, ставится его личная подпись.

Мнение эксперта

Ирина Васильева

Эксперт по гражданскому праву

Надо заметить, что не всегда в уведомлении приводится перечень свободных рабочих мест для подчиненного. Нередко список вакансий оформляется отдельным документом. В этом случае нужно сделать в извещении отметку о том, что предложение по работе прилагается или будет подготовлено в определенный период.

Пример заполнения бланка

Информация, которую включают в уведомление, должна полноценно отражать сложившуюся ситуацию.

Сведения вносимые в уведомление:

• ФИО работника;
• название предприятия, адрес его расположения;
• дата составления документа;
• номер и дата приказа об увольнении;
• название сокращаемой должности;
• дата прекращения трудовых отношений;
• фамилия и инициалы руководителя компании;
• адрес расположения бухгалтерии, в которую нужно явиться за получением трудовой книжки.

Если на предприятии используется фирменный бланк уведомления о сокращении, то составление документа будет простым и оперативным. Ответственному лицу нужно лишь заполнить пустые строки: вписать дату, ФИО работника, причину увольнения и т.п.

Как вручить?

Вопрос о вручении работнику уведомительного письма о сокращении является актуальным для многих руководителей. Это объясняется тем, что не все сотрудники на момент издания извещения могут быть в компании. Если подчиненный находится на своем рабочем месте, тогда ему вручают документ лично в руки под роспись.

Если же сотрудника в компании нет, то можно прибегнуть к таким способам:

1. передача извещения через соседей;
2. отправка заказным письмом по почте на домашний адрес;
3. доставка письма-извещения курьером;
4. передача уведомления представителем кадрового отдела либо через других коллег подчиненного.

Последние два варианта являются более надежными. Письмо по почте может не дойти до адресата, а соседи могут забыть передать документ.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать извещение?

Если работодатель не имеет на руках доказательства того, что сотрудник был извещен о сокращении, то уволить его в соответствии с действующим законодательством он не может. Об этом знают многие подчиненные.

Поэтому лица, которые не желают уходить с предприятия, отказываются подписывать уведомление о сокращении. Руководству организации нужно знать, что делать в такой ситуации.

В первую очередь, надо пообщаться с подчиненным, чтобы выяснить причину отказа в подписи уведомления о сокращении. Если аргументы сотрудника являются весомыми и связаны с допущением нарушений трудового законодательства, неправильно составленным извещением, тогда придется выполнить его требования.

Если же все нормы ТК соблюдены, работник просто не хочет ставить отметку о получении письма-уведомления, стремясь остаться на прежней должности, тогда нужно составить соответствующий акт. Он оформляется и подписывается в присутствии двух свидетелей. В документе следует зафиксировать отказ сотрудника в ознакомлении с письмом-извещением.

При наличии такого акта руководство компании может без труда, не нарушая закон, уволить подчиненного. Данный документ подтверждает тот факт, что сотрудник ознакомлен с предупредительным письмом о сокращении. Если в дальнейшем возникнут споры и последует обращение в суд, то руководство компании легко сможет доказать свою правоту.

Порядок оформления акта об отказе подписания уведомления

Важно придерживаться определенного порядка оформления акта об отказе сотрудника подписывать уведомление о сокращении. Составляется такой документа в свободной форме либо на фирменном бланке.

Алгоритм оформления акта об отказе в подписи уведомления о сокращении приведен ниже:

1. в слух при наличии двух свидетелей зачитать увольняемому подчиненному текст извещения;
2. потребовать от сотрудника написать объяснительную записку;
3. составить акт об отказе подписывать уведомление. Важно ссылаться на нормы действующего законодательства. Если работник отказался оформлять объяснительную записку, то этот момент нужно отразить в тексте акта;
4. подписать документ. Это делает кадровик и два свидетеля (это могут быть напарники по цеху либо сотрудники из разных отделов).

Акт не имеет стандартизированного бланка, утвержденного на государственном уровне. Поэтому он составляется в свободной форме.

В акте должна присутствовать следующая информация:

• реквизиты работодателя;
• ФИО, должность подчиненного;
• причина увольнения;
• дата и номер уведомления о сокращении;
• факт отказа работника с ознакомлением с письмом-извещением;
• подписи начальника отдела кадров и двух свидетелей.

Пример акта об отказе в подписании извещения о сокращении приведен ниже.

ООО «Меблион»

Акт №14

об отказе работника подписать уведомление о сокращении должности

г. Москва                                                                13.12.2019

Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что старший продавец, Сидоров О.А., подписывать уведомление о сокращении штата №5 от 13.12.2019 отказался. Данное извещение было прочитано вслух в присутствии Сидорова О.А. и двух свидетелей, инженера Орловского А.Л. и бухгалтера Колесниковой Н.А. Сидоров О.А не обосновал причину отказа в подписи уведомительного письма.

Содержание данного акта подтверждаем подписями:

Инженер                                 Орловский А.Л.      (подпись)

Бухгалтер                               Колесникова Н.А.   (подпись)

Акт составил:

Начальник отдела кадров        Виноградов О.В.     (подпись)

Таким образом, работодатель обязан уведомлять сотрудников о сокращении в установленный законом срок. Для основных подчиненных этот период равен двум календарным месяцам. Для сезонных работников данный срок сокращен. Уведомление проводится в письменном виде.

Документ составляется в двух экземплярах в свободной форме, но с учетом ряда правил. Также важно придерживаться определенной структуры. Если подчиненный отказывается подписывать извещение, тогда оформляется соответствующий акт.