Как правильно написать заявление на отгул за ранее отработанное время: образец и правила подачи

В каждой организации бывают моменты, когда необходимо отработать сверхурочно — продолжать исполнять свои обязанности после окончания трудового времени, в личный выходной или праздничный день, в период отпуска. Также к подобным ситуациям относятся командировки, выпавшие на праздники и законные выходные.

Конечно, такие переработки не могут остаться без компенсации и, согласно 152 и 153 статьями ТК, либо оплачиваются по увеличенному тарифу, либо у работника появляется право взять дополнительный день отдыха, но для этого необходимо грамотно оформить заявление на отгул за ранее отработанное время.

Предоставление выходных в счет ранее отработанных часов

В небольших фирмах, особенно частных, вопросы сверхурочной деятельности и отгулов, в т.ч. фактическая отработка которых предусмотрена в будущем, решаются без лишней бумажной волокиты — в устной форме, по обоюдному согласию работника и руководителя или, в крайнем случае, посредством служебной записки («служебки»).

Таким образом, в официальной документации данный факт даже не будет указан. Это очень удобно, когда в компании доверительные и честные отношения.

В крупных же организациях такая практика не только невозможна, но и вредна, т.к. могут начаться конфликты как с руководством, так и с коллегами. Именно поэтому все подобные вопросы нужно обязательно решать официально, в письменной форме.

При этом необходимо помнить, что подать заявление на получение дополнительного дня отдыха можно в течение двух недель с момента фиксирования даты переработки. Если сверхурочная занятость производилась в праздники, то обращение можно подать в период, не превышающий 10 дней.

За сколько дней нужно просить об отгуле?

Заявление о необходимости предоставить дополнительный выходной следует подавать минимум за 5 рабочих дней до выбранной даты непосредственному начальнику.

После того как он даст своё согласие, документ передаётся в отдел кадров. При этом до «часа Х» должно остаться не меньше 3 рабочих дней, за которые руководитель предприятия либо подтверждает прошение, либо отказывает в нём. Во втором случае обязательно прописываются причины отказа.

Большой ошибкой является такой факт, когда сотрудник, не дождавшись распоряжения руководства, не выходит на работу, считая, что подача заявления на отгул автоматически становится разрешением.

Такой случай чаще всего расценивается как прогул и, соответственно, применяются штрафные санкции (лишение премии, выговор и пр.). Избежать этого можно, лишь предъявив документы, подтверждающие уважительную причину отсутствия на рабочем месте.

Если работодатель не хочет предоставлять выходной?

В этом случае необходимо, во-первых, спокойно принять данное сообщение (а не начинать сразу писать жалобы), а, во-вторых, попасть на приём к начальнику, чтобы понять его аргументацию и привести свои доводы.

Обычно, если сотрудник с пониманием относится к сложностям, которые могут возникнуть в производственном процессе, руководитель также смягчается, и в итоге стороны достигают консенсуса.

Если договориться об отгуле совсем не получается, то тогда можно оформить компенсацию в денежном эквиваленте, а если обязательно нужен свободный день, то в счёт отпуска.

Если отгул требуется работнику в случаях свадьбы, похорон, рождения ребёнка, то руководитель, согласно действующему законодательству, не может отказать сотруднику в дополнительных днях отдыха, количество которых может достигать пяти суток. Естественно это возможно только в том случае, если сотрудник указал причину, по которой ему нужен отгул.

Требования к форме и содержанию заявления

Как и любая официальная бумага, данный документ имеет свои особенности в составлении и написании, которые рассмотрены будут далее. В целом нет ничего сложного в заполнении заявления.

Из общих правил можно выделить следующие пункты:

1. документ должен быть предоставлен на бумаге формата А4, ориентация — книжная;
2. текст может быть написан собственноручно (максимально разборчиво) или напечатан на компьютере;
3. основное содержание, которое должно быть чётким, кратким и ясным, пишется в произвольной форме от первого лица.

Как правильно написать?

Чтобы понимать, как правильно написать заявление на отгулы за ранее отработанное время, приведём пошаговую инструкцию по оформлению документа:

1. начинается заполнение с верхнего правого угла. Там пишется должность руководителя, его ФИО и название организации с указанием её юридического статуса, после которых личные данные работника — должность, наименование отдела, ФИО;
2. далее посередине листа указывается фраза: «Заявление на выходной за ранее отработанное время»;
3. после чего, с красной строки, пишется непосредственно просьба;
4. и заканчивается документ датой подачи прошения и личной подписью, которые должны быть в левом нижнем углу.

Пример заполнения бланка

Для полного понимания, как должна быть оформлена бумага, приведём конкретный образец заявления на отгулы за ранее отработанное время.

Директору Максимовскому Валентину Валерьевичу ООО «Яргазартстрой»

менеджера отдела продаж Вознесенской Алевтины Михайловны

Заявление на выходной за ранее отработанное время

В связи с выходом на рабочую смену сверхурочно — 4 января 2019 для выполнения поручений, не входящих в круг основных обязанностей, прошу предоставить мне дополнительный день отдыха 11 января 2019.

8 января 2019

Подпись

При написании заявления необходимо максимально подробно сказать обо всех особенностях сверхурочного рабочего дня, дающего право на дополнительный выходной. Это повысит шансы на положительный исход обращения.

Основания для дополнительных выходных

Надо отметить, что основанием для дополнительных выходных могут стать следующие случаи:

• в счёт отпуска. При этом необходимо помнить, что согласно законодательству, работник не может отсутствовать больше 14 дней и после использования отгулов, у него должно остаться не меньше двух недель на истинный отпуск;
• по семейным обстоятельствам. В отгуле может быть отказано, если трудовой стаж на предприятии меньше 6 месяцев, и при этом сотрудник не имеет таких льгот, как беременность, дети до трёх лет, возраст до 18 лет;
• за свой счёт. Используется, если закончились дни, которые можно позаимствовать из отпуска. В этом случае из заработной платы вычитается стоимость одного (нескольких) рабочих дней;
• донорство. Также, как и отгул за отработанное время, является непререкаемым правом гражданина, гарантированным ему государством за выполнение социально значимых мероприятий. Причём, если дата сдачи крови выпала на нерабочие дни, сотрудник своего права не теряет и может взять дополнительный выходной, когда ему будет удобно, конечно, прежде согласовав с руководством;
• на несколько часов. С данным видом отгулов, обычно, проблем не возникает, если, конечно, руководство предупреждено. Используется либо ранее переработанное время, либо сотрудник задерживается на рабочем месте после возвращения.

Таким образом, даже если сотрудник работает в крупной компании, то всё равно предпочтительнее сначала устно согласовать дату отгула с руководителем, объяснив причину, а только после этого оформлять письменный документ.

Таким поступком работник продемонстрирует, что хотя ему очень необходим выходной, общий рабочий процесс для него также важен, и он не хочет смещения сроков или других неувязок из-за его отсутствия. Такое человеческое отношение очень располагает, и руководство по возможности всегда пойдёт навстречу.