Заполняем трудовую книжку: правила оформления и образец записи об увольнении

Расторжение трудовых отношений с работником всегда вызывает необходимость оформление некоторых документов. Обязательным и одним из заключительных этапов является запись в трудовой книжке при увольнении сотрудника. Эту процедуру выполняет в большинстве случаев специалист отдела кадров организации.

Общие правила заполнения трудовой

Существует ряд законодательных актов, которые регулируют и устанавливают общие нормы и правила ведения трудовых книжек по разным основаниям:

1. ТК РФ – основной законодательный акт, регулирующий отношения между сотрудником и работодателем;
2. постановление Минтруда России №69 от 10.03.2003 г. В нем изложены основные нормативы заполнения трудовых книжек, в том числе и при увольнении сотрудника.

В разделе «Общие положения» указанного документа приведены основные нормы, которые должны соблюдаться при внесении записей:

• использование арабских цифр в формате «число и месяц – двухзначное, год – четырехзначное число» при вписывании любых дат. Например, если работник уволен 5 мая 2019 года, запись даты должна быть такой «5.05.2015»;
• допустимо использование ручки синего, черного или фиолетового цвета;
• обязательно внесение записи аккуратно;
• недопустимо использование сокращений;
• разрешено использование каждой графы исключительно для внесения данных, предназначенных дня нее.

Мнение эксперта

Ирина Васильева

Эксперт по гражданскому праву

Согласно Постановлению, если имеется запись, которая впоследствии признана судом недействительной или аннулируется, сотрудник вправе получить дубликат документа без соответствующей записи.

Как правильно заполнить?

Перед специалистами кадровой службы может при различных обстоятельствах встать вопрос, как правильно сделать запись в трудовой книжке об увольнении сотрудника.

Целесообразно придерживаться определенной последовательности внесения информации:

• в графу 1 вписывается актуальная информация о порядковом номере записи. Он присваивается следующий по порядку;
• в графе 2 проставляется дата прекращения соглашения с сотрудником;
• в поле 3 вносятся данные о причине окончания рабочих отношений между сторонами;
• графа 4 отражает информацию о документе, послужившим основанием для прекращения договора.

Все указанные сведения вписываются с соблюдением общих правил заполнения документа. Недопустимо наличие ошибок. Если допущена  описка или неточность, можно сделать аккуратное зачеркивание и внести рядом правильные данные. В таком случае ответственный сотрудник вносит пометку «исправленному верить» и ставит личную подпись.

Какую дату ставить?

Проставление даты в трудовой книжке при увольнении напрямую зависит от того, по какому основанию проведено расторжение договора. Обычно датой увольнения выступает последний рабочий день, например, при уходе по собственному желанию, инициативе работодателя, сокращении и т.д.

Проблемы с определением даты возникают при прекращении рабочих отношений по причине смерти сотрудника. В этом случае в документах следует проставить число, указанное в свидетельстве о смерти.

Как правильно писать: уволен или трудовой договор расторгнут?

Постановление Минтруда России №69 от 10.03.2003 г. содержит две формулировки, которые допустимы при внесении сведений об увольнении работника в кадровые документы:

• уволен;
• трудовой договор прекращен.

Однако в ст. 84.1 ТК РФ, который выше по значению, имеется указание на внесение сведений об окончании действия соглашения с точной формулировкой в соответствии с ТК РФ. Это означает, что трудовой договор может быть расторгнут, прекращен. Независимо от основания может использоваться любая из представленных формулировок.

Однако при расторжении отношений между сторонами по инициативе одной из них, при достижении соглашения часто указывают именно формулировку «уволен» или «трудовой договор расторгнут». При наступлении какого-либо события, независящего от воли сторон, применяется трактовка «прекращен трудовой договор».

Например, если это связано со смертью сотрудника запись «уволен» звучит менее корректно, чем альтернативная. В этом случае «трудовой договор прекращен» не выражает инициативы какой-либо стороны закончить производственные отношения, больше указывая на наступление независящего от воли участков события.

Примеры правильных формулировок и оформления

Для понимания правил отражения информации в кадровых документах, целесообразно изучить образец записи об увольнении в трудовой книжке.

В зависимости от основания могут вноситься следующие формулировки:

• «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Нужна ли подпись работника?

Все внесенные записи заверяются подписью сотрудника. Она обязательно проставляется в самом низу после информации о причинах и основаниях прекращения рабочих отношений. Кроме того, подписывает внесенные данные руководитель организации или иной специалист, обладающий таким правом оформления сведений в личном документе сотрудников и постановки подписи.

Куда обратиться, если нет отметок о приеме и увольнении?

Работодатель обязан внести соответствующие данные в кадровые документы при приеме работника, увольнении и других событиях, требующих фиксации.

Однако отсутствие записей может быть обусловлено несколькими событиями:

• работодатель не вписал данные;
• сотрудник потерял или утратил трудовую книжку.

Во втором случае у работника есть возможность восстановить записи. Для этого следует обратиться в прежние места трудоустройства.

Если работодатель вообще не внес записей, то работник вправе обратиться в следующие инстанции:

• трудовая инспекция;
• суд;
• прокуратура.

Для начала следует попросить руководство организации исправить ситуацию. Если сделать этого не удалось, то целесообразно писать жалобу или иск в перечисленные инстанции.

Как аннулировать запись об увольнении с работы?

Запись об увольнении, сделанная незаконно и признанная таковой судом, аннулируется внесением соответствующих сведений. Просто зачеркнуть недействительную запись нельзя, вписываются новые сведения на основании решения суда.

В этом случае сотрудник вправе заменить трудовую книжку на дубликат, где отсутствует недействительная запись. Часто, с целью аннулирования обращаются в суд, когда увольнение произошло по инициативе работодателя.

В этом случае при вынесении положительного решения судом, после представления постановления работодателю, будет внесена соответствующая запись. В итоге, при заполнении трудовой книжки в случае увольнения работника следует соблюдать правила, установленные законодательством. Недопустимо наличие ошибок и исправлений, заполнение разрешено определенными чернилами. Графы документа заполняются строго в соответствии с содержанием каждой из них.