Актуальные вопросы: как правильно рассчитать и начислить отпускные?

Каждый бухгалтер должен знать, как происходит расчет отпускных и необходимо ли платить с них налог. Иногда сотрудник является плательщиком по алиментам. Тогда необходимо делать дополнительные расчеты и перечисления получателю. Стоит рассмотреть подробнее, как происходит начисление отпускных выплат.

Новые правила оплаты ежегодного (очередного) отпуска по законам РФ

Согласно ТК РФ (ст. 114), предоставление отпуска осуществляется после оформления соответствующего заявления. Также в указанной статье, перечислены ограничения, применяемые к работнику находящемуся в отпуске. Так, администрация предприятия не имеет права на время отдыха сотрудника предпринять его увольнение, сокращение заработка, понижение в должности.

Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регламентируется ТК РФ (ст. 122). Там указано, что работник имеет право на отдых, который предоставляется с выплатой определенной компенсации. За год этот период не может превышать 28 дней.

Представители некоторых профессий обладают возможностью отдыхать более установленного срока:

• за работу с ВУС — 7 дней;
• ненормированный график — 3 дня;
• особые условия труда — определяется Постановлением Правительства РФ.

Новый закон об отпусках внес поправки в ТК РФ, а именно в статьи 45 и 46.

Теперь представители государственных гражданских профессий могут отдыхать не более 30 дней в году. Ранее этот срок составлял 35 дней. Порядок того, как начисляются отпускные, остался прежним. Также был изменен порядок предоставления дополнительных дней отпуска за выслугу лет гражданским служащим.

Стоит отметить, что представители региональной власти могут увеличивать продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день, однако минимально он должен составлять 3 дня.

Как определить расчетный период?

Согласно действующим законам расчетный период — это 12 месяцев до момента ухода сотрудника в отпуск. При этом для расчета не учитывается, сколько рабочих дней в конкретно взятом месяце (ст. 139 ТК РФ).

Если гражданин работает менее года, то расчетный период будет меньше. Закон позволяет предусмотреть внутренним актом или дополнительным соглашением иной порядок расчета отпускных. Однако он не должен ущемлять трудовой коллектив предприятия в правах.

Постановление Правительства РФ №922 от 24.12.2007 года требует исключить из расчетного периода:

• нахождение в декрете по уходу за ребенком;
• получение больничного листа или оформление пособия по беременности и родам;
• отсутствие на рабочем месте по вине работодателя или из-за независящих от сторон причин;
• организацию забастовки, что сделало невозможным выполнение профессиональных обязанностей;
• оформление дополнительных оплачиваемых отгулов для ухода за несовершеннолетними инвалидами;
• иные случаи, когда работник освобождался от выполнения своих обязанностей с сохранением зарплаты.

Исключая указанные периоды, требуется убрать из финансового отчета и выплаты.

Какие суммы входят в расчет среднего заработка, а какие — не учитываются?

Необходимо правильно рассчитать, сколько сотрудник должен получить при уходе в отпуск. От этого зависит размер налога, фактическая сумма, выдаваемая на руки и возможность сдать финансовый отчет сотрудникам ФНС.

В расчете фигурируют следующие суммы:

• заработная плата, в том числе в натуральной форме;
• надбавки и доплаты за квалификацию, стаж, доступ к государственной тайне и так далее;
• районный коэффициент и иные выплаты, которые связаны с особыми условиями труда;
• премии;
• иные выплаты.

Не участвуют в расчете среднего заработка следующие выплаты:

• больничные;
• социальные;
• единовременные целевые, предоставляемые руководством компании;
• которые предоставлялись по закону, но сотрудник фактически не находился на рабочем месте.

То есть, необходимо брать в расчет только те дни, когда сотрудник выполнял свои профессиональные обязанности на рабочем месте или на удаленной основе. График и сведения о фактически отработанном времени предоставляется в бухгалтерию руководителем отдела, если иной порядок не предусмотрен на предприятии.

Как посчитать количество дней отдыха?

Для удобства расчета используется среднее значение. За один полностью отработанный месяц работник имеет право на два дня отпуска. Однако бухгалтеры часто пользуются таблицей для быстрого расчета.

В статье 123 ТК РФ указано, что график отпусков составляется в начале календарного года. При этом допускается взять за раз 14 дней на отдых или обсудить с руководством право использовать весь отпуск единовременно, потому что не всегда возможно отпустить сотрудника на месяц, в силу особенностей деятельности предприятия.

Как перевести рабочие дни в календарные?

Информация о переводе рабочих дней в календарные указана в Постановлении Правительства РФ №922 от 24.12.2007 года. Согласно положениям статьи 120 ТК РФ, с 1 февраля 2002 года все ежегодные предоставляемые отпуска необходимо считать в календарных днях.

Дополнительные дни отпуска суммируются с основными. Дополнительные дни за особые условия труда исчисляются в рабочих днях, поэтому появляется проблема перевода их в календарные.

Необходимо разобраться с особенностями расчета на примере. Письмо Министерства труда и социального развития №625-ВВ от 01.02.2002 года рассматривает, как правильно переводить рабочие дни в календарные. Для этого требуется учесть заработанный сотрудником период ежегодного оплачиваемого отпуска и прибавить к нему определенное количество дней дополнительного отдыха в рабочих днях из расчета шестидневной недели.

Воспользовавшись указанной выше таблицей, можно определить, на какую продолжительность отпуска может рассчитывать работник в конкретно взятом случае. Полученное количество дней будет считаться общей продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска, который предусмотрен положениями статьи 139 ТК РФ. Иногда работники сразу уходят в отпуск после перевода из другого учреждения. Тогда размер отпускных рассчитывается, исходя из окладной части зарплаты.

Формула и порядок расчета

Важно знать, как рассчитать отпускные самостоятельно, чтобы проконтролировать правильность начисления денежных средств. Стоит понимать, что бухгалтера работают только с официальной частью зарплаты. Формула расчета отпускных уже «вшита» в различные программы, которые используются при работе.

Однако рекомендуется всегда проверять все самостоятельно. Это особенно актуально, когда программное обеспечение используется впервые или недавно было обновлено. Такой подход позволит снизить вероятность ошибок при составлении финансового отчета.

Первоначально требуется рассчитать размер среднего дневного заработка. Для этого можно использовать две формулы. Какую именно применять зависит от конкретно взятой ситуации.

Отпускные — это доход, который облагается подоходным налогом. Вычитать его необходимо после осуществления полного расчета. Ставка составляет 13% для граждан РФ и 30% для иностранцев. Иногда работодателю предоставляется исполнительный лист, на основании которого сотрудник должен производит оплату получателю.

Тогда после вычета налога нужно отправить определенную сумму по указанным реквизитам. Остаток выдается работнику на руки. Итоговый размер выплаты рассчитывается по следующей формуле: Отпускные = Средний дневной заработок x Количество дней отпуска.

Сегодня в интернете можно найти много различных калькуляторов, которые готовы предоставить расчет. Но информация носит ознакомительный характер. Достоверные сведения будут у бухгалтера, который осуществляет начисления.

Во время ввода данных необходимо учитывать, что они указываются до вычета налога. Если есть подозрения, что бухгалтер допустил ошибку, необходимо обратиться к нему с просьбой выполнить расчет повторно.

Конкретные примеры вычислений с учетом последних изменений

Стоит подробнее рассмотреть примеры начисления отпускных. Существует несколько особенностей, о которых бухгалтер должен знать заранее. Проще всего, когда сотрудник полностью отработал весь отчетный период. Но такое случается довольно редко, поэтому приходится осуществлять дополнительные манипуляции во время выполнения расчета.

Если сотрудник отработал неполный год

Обычно бухгалтерам приходится сталкиваться с ситуацией, когда работник был на больничном или не выполнял свои трудовые обязанности по другим причинам. В этом случае необходимо вычитать пропущенные дни.

Алгоритм расчета:

1. для определения среднего заработка используется два коэффициента: сумма выплат за 12 месяцев и общее количество фактически отработанных дней за этот период. Затем данная сумма делится на число дней для получения среднего заработка за смену;
2. определить количество календарных дней отпуска можно по следующей формуле: 29,3 x число отработанных полностью месяцев + число дней в не полностью отработанных месяцах;
3. определение календарных дней отпуска в месяцы, когда сотрудник имел пропуски, происходит по следующей формуле: количество отработанных дней / общее количество дней в месяце x 29.

На самом деле нет ничего сложного, но надо быть внимательным и изучать сведения о фактически отработанном времени.

Если нет отработанных дней и дохода

Иногда рассчитать средний заработок сложно, так как предшествующие 12 месяцев конкретно взятый сотрудник не работал и не получал зарплату. Тогда за основу берут предшествующий период.

При этом бывает несколько сценариев:

1. сотрудник не работал 12 месяцев, но был активен ранее. Чаще всего такое встречается, когда женщина была в отпуске по уходу за ребенком. Например, если в 2018 году сотрудник не выполнял свои трудовые обязанности, но в 2017 году работал, согласно штатному расписанию, берется предыдущий период. Сложностей в расчетах не возникает;
2. не было отработано два года, однако работнику потребовался срочный отпуск практически сразу после трудоустройства. То же касается перевода из одной фирмы в другую, что не запрещено положениями ТК РФ. Например, отработав один месяц, сотрудник подает заявление на отпуск (допускается, если в другой организации он работал 5 месяцев). Тогда для расчета берется доход и отработанный период. То есть, зарплата делится на общее число дней в отработанном периоде. Для перевода календарных дней в рабочие (необходимо для расчета среднего дневного заработка) применяется формула — Фактическое число отработанных дней за месяц / количество дней в месяце * 29,3;
3. ранее сотрудник никогда не работал. Эта ситуация происходит редко. Тогда применяются стандартные формулы, а для расчета дохода используется окладная часть, прописанная в договоре.

Чаще всего бухгалтеру приходится работать с первым случаем, который редко вызывает проблемы во время расчета отпускных.

Если работник получал премии

Существует премиальная часть зарплаты, которая также влияет на размер отпускных.

Производится ли вычет НДФЛ и взносов?

Да, отпускные облагаются подоходным налогом. Также необходимо осуществить вычет в ПФР и ФСС. Стоит отметить, что бухгалтер производит перечисления в бюджет только по окончанию отчетного периода.

Это значит, что во время выплаты отпускных производится удержание нужной суммы на счетах организации. В дальнейшем деньги отправляются в соответствующую государственную структуру.

При этом нужно учитывать, что налог и взносы уплачиваются со всего дохода, который получен за определенный период.

Сроки начисления денег

В статье 136 ТК РФ указано, что необходимо предоставить выплату сотруднику до фактического его ухода в отпуск, однако иногда допускается нарушение установленных сроков:

• отсутствие зарплатного счета;
• работник сам закрыл счет и не предоставил работодателю новые реквизиты;
• неявка за деньгами, если они выдаются наличными в кассе организации.

Удержание налога происходит в момент выплаты (ст. 223 и 226 НК РФ).

Когда и как выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск?

Иногда сотрудник отказывается идти в отпуск. Согласно положениям ТК РФ, он может получить компенсацию, которая эквивалентна размеру отпускных за расчетный период. В этом случае необходимо написать соответствующее заявление.

Однако надо понимать, что работодатель может использовать такую схему только один раз. Через год этот же работник уже обязан уйти в отпуск. В противном случае при проведении проверки сотрудниками государственных структур, компания будет оштрафована за нарушение трудового законодательства.

Какие программы помогут вычислить размер отпускных?

Существует различное программное обеспечение, которое позволяет правильно сделать расчет отпускных сотруднику. Они особенно помогают, когда штат большой. Автоматизация рабочего процесса снижает нагрузку на бухгалтера.

Вот основные программы:

• Excel;
• 1С;
• Корс-Кадры;
• БухСофт;
• Кадры Плюс;
• Отдел Кадров Плюс.

Таким образом, расчет отпускных можно осуществлять в автоматическом режиме. Но необходимо перепроверять полученные данные после обновления программного обеспечения.

Также стоит это делать после первичной установки софта.