Не сейчас: правила оформления переноса отпуска по инициативе работодателя и по желанию работника
Составление графика отпусков способствует решению проблемы с распределением обязанностей сотрудников на время ухода каждого из них. Однако нередко планы на отдых меняются или в жизни случаются непредвиденные обстоятельства. Именно поэтому возникает вопрос о том, возможен ли перенос отпуска. Общая информация данного процесса, в законодательной системе представлена статьей 124 ТК РФ.
Можно ли перенести очередной отпуск или его часть по Трудовому кодексу РФ?
Основным законодательным актом, который регламентирует вопросы отношений между работником и работодателем, выступает ТК РФ. В нем определены основные правила и условия распределения отпусков и их перенесения при необходимости.
Разрешено ли изменить сроки получения возможности ухода на отдых? На основании статьи 124 ТК РФ сделать это можно при наличии определенных обстоятельств и согласия работодателя.
По желанию работника
Можно ли перенести отпуск на следующий год по желанию работника? Законодательство не запрещает проводить такие коррективы и вносить их в график. У сотрудника могут поменяться планы относительно сроков отдыха или произойти непредвиденное событие. Именно поэтому законодательство однозначно разрешает подобный вариант. Но обязательным условием является согласие работодателя и заблаговременное его оповещение о предстоящем переносе.
По инициативе работодателя
Если возникла производственная необходимость в присутствии сотрудника на рабочем месте в период его ухода по графику, то работодатель вправе внести в него изменение. Однако сделать это следует после предупреждения и получения согласия работника.
Существуют случаи, когда отдых сдвигается не столько по желанию работодателя, сколько по его вине, например:
- несвоевременное перечисление отпускных. Денежные средства должны быть переведены работнику как минимум за 3 дня до ухода на отдых. Если этого не произошло, то период ухода на отдых может передвинуться;
- отсутствие оповещения сотрудника за 2 недели до даты ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск. По закону именно работодатель обязан предупредить работника за 2 недели до даты начала отдыха. Если этого не произошло сотрудник мог забыть о графике и пропустить свою очередь.
Обычно вопросами предупреждения сотрудников занимается кадровый отдел организации. За перевод отпускных отвечает отдел кадров и бухгалтерия предприятия. Если в работе этих структур есть сбои и ошибки, то возможны накладки со своевременным уходом сотрудников в отпуск и нарушением графика.
Сколько раз можно переносить по графику?
Определенного количества раз, которое разрешено использовать для внесения изменений в расписание отпусков, не существует. Законодательство четких рамок на этот случай не устанавливает.
Единственным запретом является непредставление отдыха сотруднику 2 года подряд. В этом случае работник может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или суд.
Как правильно оформить перенос?
Обе стороны – работник и работодатель заинтересованы в правильном оформлении переноса отпуска независимо от того, кто был инициатором процесса. Для этого потребуется составление определенного набора документов.
Кроме того, можно внести коррективы в расписание отпусков несколькими способами:
- непосредственно изменить сам график;
- составить дополнение к нему, излагающее какие именно изменения вносятся.
Процедура корректировки графика отпусков включает несколько этапов:
- получение сведений от сотрудника о необходимости переноса и причин такого решения;
- составление заинтересованным лицом заявления с просьбой об изменении сроков ухода на отдых;
- оповещения работника, если переносится отдых по желанию работодателя;
- согласование нового периода;
- оформление приказа о внесении изменений в расписание отпусков;
- непосредственно корректировка графика;
- утверждение и подписание нового варианта.
При правильном выполнении всех этапов стороны защищены от конфликтов и неоднозначных ситуаций.
Оформление приказа
Наилучшим вариантом является составление приказа о переносе отпуска. Это позволяет правильно письменно зафиксировать вносимые изменения и ознакомить с ними работника. Такой подход актуален при переносе отпуска по инициативе работодателя.
В тексте документа обязательно наличие следующих данных:
- Ф.И.О. руководителя;
- название предприятия;
- Ф.И.О. сотрудника;
- суть приказа с пояснением причины изменения графика отпусков, а также даты ухода сотрудника на отдых;
- дата составления;
- подпись руководителя и сотрудника об ознакомлении.
Приказ должен быть вписан в соответствующий журнал и передан в отдел кадров организации.
Как правильно написать заявление?
Важным этапом при переносе отпуска по инициативе работника выступает составление заявления. Оно оформляется в свободной форме, но на отдельном предприятии может быть принята установленная форма.
При оформлении документа важно включить в него:
- Ф.И.О. руководителя, на имя которого оформляется документ;
- наименование организации;
- Ф.И.О. заинтересованного лица;
- суть заявления с просьбой перенести отпуск с указанием причины;
- подпись заявителя;
- дата оформления.
В заявлении проставляется пометка руководителя «согласовано». Сотруднику следует зарегистрировать документ и передать его в отдел кадров.
Внесение изменений в кадровые бумаги
После окончательного принятия решения о корректировке периода отдыха, вносятся записи в следующие документы:
- график отпусков;
- личную карточку сотрудника.
Если период полностью сдвинут, то запись вносится соответствующая заново. Если изменяется лишь часть отпуска, то дата окончания зачеркивается одинарной чертой и вписывается актуальная. Все исправления следует вносить аккуратно. В результате, перенести отдых разрешено как по желанию работника, так и работодателя. Для этого сторонам требуется согласовать друг с другом соответствующие изменения и правильно их оформить.
После принятия окончательного решения о переносе, новые сведения вписываются в график и личную карточку сотрудника. Все документы следует оформлять своевременно и без ошибок для избежания конфликтных ситуаций между сторонами.