Незаменимый работник: как правильно оформить отзыв из отпуска по производственной необходимости?

В каждой организации может возникнуть ситуация, при которой срочно потребуется присутствие сотрудника, находящегося в отпуске. Единственным выходом в этом случае является вызов его на работу. Для этого необходимо оформить отзыв из отпуска, общая информация о котором представлена в Трудовом кодексе (ТК).

Что говорит Трудовой кодекс?

Вопросам ежегодного оплачиваемого отдыха работников посвящена глава 19 ТК РФ. Согласно её положениям, в некоторых случаях может быть оформлен преждевременный отзыв из отпуска (ТК РФ, ст. 125).

В соответствии с этой статьёй, досрочный возврат сотрудника на рабочее место возможен только с его согласия. Если же он отказывается приступить к выполнению трудовых обязанностей раньше времени, то отозвать его в принудительном порядке не получится.

В случае согласия сотрудника прервать свой отпуск, оставшаяся часть может быть компенсирована двумя способами:

1. предоставлена в течение текущего года (в то время, которое укажет сам сотрудник);
2. добавлена к очередному отпуску в следующем году.

Основания для вызова сотрудника на работу из ежегодного оплачиваемого отпуска

Трудовой кодекс не определяет даже приблизительный круг оснований, по которым законный отдых сотрудника может быть прерван. Поскольку соглашение заключается между двумя сторонами (работодатель и сотрудник), то им и предстоит определять, насколько уважительной будет та или иная причина паузы в отдыхе.

Всё зависит от взаимоотношений в коллективе. Иногда начальнику бывает достаточно просто попросить работника прервать отпуск, а в некоторых случаях даже крупная авария не заставит сотрудника выйти на работу.

Наиболее распространёнными причинами являются следующие:

• временная нетрудоспособность специалиста, который заменяет отпускника;
• производственная авария;
• устранение последствий стихийного бедствия;
• предотвращение техногенной катастрофы.

Отдых специалистов, занимающих определённые должности, может быть прерван по основаниям, обусловленным спецификой профессии. Например, материально ответственные лица могут быть отозваны для проведения инвентаризации, системные администраторы — при сбоях в компьютерной сети компании, главные бухгалтеры — в случае налоговых проверок и т.д.

В тех моментах, когда указание конкретной причины прерывания отдыха представляется невозможным или нежелательным, используется стандартный шаблон: «отзыв работника из отпуска по производственной необходимости». Такая формулировка является допустимой при наличии письменного согласия сотрудника.

Кого нельзя вызвать на работу?

Трудовое законодательство содержит перечень категорий сотрудников, которые ни при каких обстоятельствах (даже при наличии собственного желания и соответствующего письменного заявления) не могут быть вызваны на работу до окончания отпуска.

В число работников, которых нельзя отозвать из отпуска, входят:

• работники, не достигшие 18-летия;
• женщины в состоянии беременности;
• трудящиеся производств с опасными или вредными условиями.

Сюда же можно отнести тех, кто совмещает работу с образованием и находится в дополнительном учебном отпуске.

Прежде чем направлять предложение о прерывании отдыха, руководителю следует убедиться, что вызываемое лицо не относится ни к одной из указанных категорий.

Как отозвать сотрудника по инициативе работодателя: порядок действий

Досрочный вызов отпускника на работу требует соответствующего документального оформления. Не следует забывать, что работник имеет полное право отказаться от прерывания отдыха.

Поэтому перед тем, как отозвать из отпуска в связи с производственной необходимостью, следует заручиться его согласием. Если сотрудник заранее заявит об отказе, то направление ему официального предложения, скорее всего, не будет иметь смысла.

Как правильно оформить служебную записку?

Первым этапом отзыва отпускника обычно является составление служебной записки его непосредственным начальником. Она подаётся на имя руководителя предприятия.

В ней обрисовывается текущая ситуация, сложившаяся на производстве, а также обосновывается необходимость присутствия отдыхающего сотрудника. Утверждённой формы служебки не существует, поэтому она составляется произвольно. Руководитель налагает на этот документ свою визу в виде согласия или отказа.

Оформление уведомления

Чтобы прервать отпуск своего сотрудника, работодателю необходимо заручиться его прямо выраженным согласием. Поэтому предложение об отзыве обычно направляется в письменном виде. Форма этого документа является произвольной. Как правило, в нём содержится информация о причинах необходимости присутствия отпускника на рабочем месте, а также само предложение о досрочном выходе.

Получение согласия работника

Решение работника о согласии или отказе может быть дописано в тексте того же уведомления либо оформлено новым документом. Следует иметь в виду, что отсутствие отрицательного ответа не является свидетельством согласия выйти на работу.

Также недопустимо применение дисциплинарных и иных штрафных санкций за отказ прервать отпуск. Согласие должно быть выражено явно, с указанием даты, с которой сотрудник приступает к работе. Также можно сразу определить время, в которое отпускнику будет удобно использовать оставшуюся часть.

Если лицо, которое работодатель намерен отозвать, находится в другом городе или за границей, в качестве мотивации часто используются такие меры, как компенсация проезда, частичной стоимости туристической путёвки и т.д.

Оформление приказа

Если работник соглашается на прерывание своего отпуска, то работодателю необходимо издать соответствующий приказ.

Форма приказа также является произвольной, однако в нём обязательно должны быть указаны следующие сведения:

• обоснование необходимости отзыва;
• дата прерывания отпуска;
• время, когда будет использована оставшаяся часть.

Обязательным условием является ознакомление сотрудника с данным приказом под роспись.

Заполнение личной карточки

После того как приказ об отзыве будет подписан, необходимо внести коррективы в график отпусков.

В соответствующих графах нужно указать:

• реквизиты приказа (графа № 8);
• даты, на которые переносится отпуск (графа № 9);
• причина, по которой сотрудник был отозван (графа № 10).

Также изменения должны быть внесены в личную карточку (форма Т-2). В частности, следует скорректировать данные в графах 4 и 6 (продолжительность и дата окончания отпуска). Старые сведения зачёркивают и вписывают новые.

В графу 7 («Основание») вносятся реквизиты соответствующих приказов (о предоставлении отпуска и отзыве из него).

Как компенсировать работнику неиспользованные отпускные дни?

Расчёт и выплата отпускных согласно положениям ТК РФ производится как минимум за 3 дня до отпуска за весь его период.

В случае отзыва работника оплату за неиспользованные дни нужно компенсировать. Действия бухгалтерии в данной ситуации зависят от того, когда отпускник намерен воспользоваться оставшейся частью.

Это может быть сделано в текущем либо в следующем году. При начислении отпускных учитывается среднемесячная зарплата за последний год.

Если возобновление отпуска после перерыва приходится на тот же месяц, в котором он начался, то необходимость производить перерасчёт отсутствует. Если отдых сдвигается на следующий месяц или год, то соответственно изменяется и расчётный период.

За все дни, отработанные после отзыва, отпускнику начисляется зарплата в обычном порядке. Следует учитывать, что по закону каждый работник ежегодно должен находиться в отпуске не менее 28 календарных дней. Денежная компенсация за неиспользованную часть не допускается.

За нарушение работодателем правил отзыва из отпуска предусмотрена административная ответственность. Например, за досрочный вызов на работу сотрудника, к которому данная процедура неприменима, может быть наложен штраф до 80 тыс. рублей.