Извещаем работников о приближении отпуска: образец уведомления и порядок его вручения

Трудовые отношения регламентируются статьями Трудового кодекса России (ТК РФ). Руководителю предприятия важно знать содержание данного нормативно-правового акта. Это позволит ему действовать в рамках закона, снизит вероятность допущения ошибок и привлечения к ответственности со стороны контролирующих органов. Работодателю стоит понимать, обязательно ли нужно вручать сотруднику уведомление об отпуске, когда это делать и в какой форме.

Обязан ли работодатель уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске за несколько дней до его начала?

Согласно статьям №115, 122 ТК РФ, отпуск с сохранением заработной платы должен предоставляться сотруднику каждый год в количестве не менее 28 календарных дней. Допускается перенос его на следующий период, но не более двух лет подряд.

В конце календарного года руководитель предприятия должен разрабатывать и утверждать график отпусков. Об этом говорится в статье №123 ТК РФ. Работодатель обязан уведомлять сотрудника об очередном отпуске за две недели до его начала. Это касается как основных, так и дополнительных ежегодных видов отдыха.

Игнорирование этого правила влечет за собой ответственность перед законом. Исключением являются ситуации, когда работник самостоятельно подает заявление на предоставление выходных дней. В качестве примера можно привести перенос или продление отпуска, оформление отгула, дополнительного оплачиваемого отдыха. В заявлении сотрудник указывает желаемые даты начала и завершения отпуска.

Что касается совместителей, ежегодный оплачиваемый отпуск им должен быть оформлен в те даты, что и на основном месте труда. Для этого подчиненному необходимо предоставлять сведения о сроке начала оплачиваемого отдыха на основной работе. Для таких сотрудников не требуется составлять уведомление. С датой начала отпуска они знакомятся при подписании соответствующего распоряжения.

Исключением являются ситуации, когда совместитель не предоставляет документы о сроках отдыха по основному месту труда. Тогда такой работник включается в график отпусков на общих основаниях. Соответственно, требуется его уведомлять о начале отдыха за две недели.

Что из себя представляет уведомление?

Уведомление о начале отпуска – это документ, в котором приводится информация о датах начала отдыха, его продолжительности. Составляется на каждого сотрудника отдельно, в соответствии с графиком отпусков.

Унифицированного бланка данного документа правительством страны не утверждено. Поэтому форма уведомления об отпуске по графику работнику является простой. На многих предприятиях разрабатываются фирменные бланки, которые упрощают составление документа.

Как правильно написать?

Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска может быть оформлено на стандартном офисном листе вручную либо с использованием печатной техники. У лиц, которые составляют такой документ впервые, возникает немало сложностей и вопросов. Важно придерживаться определенной структуры и правил написания. Способ заполнения документа может быть утвержден нормативным локальным актом предприятия.

При составлении оповещения нужно условно лист бумаги разделить на три части вертикальными линиями. Тогда будет легче соблюсти структуру. Вверху следует располагать шапку. Она представлена наименованием организации (ставится по центру в самом верху), информацией о том, кому направляется уведомление.

Во второй части указывается наименование документа, обращение к сотруднику и приводится основной текст. В нижней (заключительной части) ставится дата оформления и подпись ответственного лица. Также пишется следующий текст «Уведомление получил … (подпись, фамилия и инициалы)». Тут ставит подпись работник, которому адресован документ.

В уведомлении должна присутствовать следующая информация:

• наименование организации, в которой работает сотрудник;
• фамилия и инициалы директора компании;
• название документа;
• фамилия, имя, отчество, должность работника;
• фамилия и инициалы лица, ответственного за составление документа;
• период, за который предоставляется отдых;
• тип отпуска;
• дата начала отпускных дней;
• номер уведомления;
• продолжительность отпуска в календарных днях;
• место составления документа;
• дата выхода на работу;
• подписи;
• дата составления.

При написании уведомления следует придерживаться следующих правил:

1. не делать зачеркиваний;
2. название документа писать с заглавной буквы. В конце слова ставить точку не нужно;
3. наименование организации в шапке писать полностью;
4. подпись должностного, ответственного лица должна быть поставлена им лично. Цифровые аналоги использовать не рекомендуется;
5. в случае составления документа письменно надо использовать ручку с синим либо фиолетовым чернилом;
6. не исправлять текст корректором;
7. писать грамотно, без синтаксических, грамматических и пунктуационных ошибок, аккуратно и разборчиво.

Оформляют документ в двух экземплярах: один хранится на предприятии, а второй – вручается работнику. Каждый вариант должен быть подписан работодателем либо доверенным лицом (начальником отдела кадров либо бухгалтерии).

На экземпляре, который остается на предприятии, должна быть подпись сотрудника. Ставить печать на уведомлении о начале отпуска необязательно. Оттиск делается лишь в том случае, если того требует внутренняя политика организации.

В документ вносится следующая информация:

• порядковый номер;
• наименование (уведомление о начале отпуска);
• номер извещения;
• краткое содержание документа;
• дата оформления извещения;
• ответ работника на предъявленное уведомление.

Пример составления

Легче и быстрее писать уведомление для работника о начале отпуска по примеру. Найти образец подобной бумаги можно в архиве компании либо посмотреть в интернете. Образец уведомления об отпуске за 2 недели, составленного с учетом всех правил, приведен ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Корона»

Старшему специалисту

отдела снабжения

Королькову П.П.

Уведомление №55-к

о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска

г. Москва                                                                                                                      05.11.2019

Уважаемый, Корольков Павел Петрович!

Доводим до Вашего сведения, что 19 ноября 2019 года, согласно графика отпусков на 2019 год, утвержденного приказом №78-п 14.12.2018, за период труда с 07.11.2018 по 07.11.2019, Вам предоставляется основной ежегодный отпуск с сохранением заработной платы продолжительностью 28 календарных дней. Дата Вашего выхода на работу: 17.12.2019.

Начальник отдела кадров           (подпись)          А.А. Плаксеева

Уведомление получил                 (подпись)          П.П. Корольков

Способы передачи документа работнику

Работодателю важно заранее подумать над тем, каким методом будет передано уведомление сотруднику. Если подчиненный в данный момент присутствует на рабочем месте, то проблем, как правило, не возникает. Сотруднику документ вручают лично в руки.

Если же работник по каким-либо причинам (нахождение на больничном, отгул, выходной после суточного дежурства и т.п) отсутствует, тогда извещение можно передать ему одним из таких методов:

• через доверенное лицо (соседей, коллег по цеху);
• заказным письмом по почте.

В этих случаях работнику высылается два экземпляра документа.

Первый вариант сотрудник подписывает и передает на предприятие любым удобным для него способом, а второй – оставляет себе.

Последствия невручения для работодателя

Если работодатель не уведомил в установленный законом срок подчиненного о начале выходных дней, тогда последний имеет полное право отказаться уходить в отпуск по графику. Дату отдыха работник в этом случае выбирает лично, в удобное для него время. Об этом говорится в статье №124 ТК России.

Для этого сотруднику нужно на имя руководителя компании написать соответствующее заявление. В документе следует указать, что предупреждение об очередном отпуске получено не было.

Также если не уведомить работника, то это способно повлечь за собой начало разбирательств со стороны Трудовой инспекции. О нарушении прав сотрудник может заявить в судебную инстанцию либо другие вышестоящие органы.

Это грозит для работодателя привлечением к административной ответственности. Так, согласно статьи 5.27 КоАП России за нарушение трудового законодательства на юридическое лицо будет наложен штраф в размере от 30000 до 50000 рублей. Должностное лицо будет предупреждено либо дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет. Также возможен штраф в размере 1000-5000 рублей.

Столько же придется заплатить и индивидуальному предпринимателю. При повторном нарушении величина штрафа будет гораздо выше. Юридическому лицу надо будет заплатить сумму от 100000 до 200000 рублей. Штраф для индивидуального предпринимателя составит 30000-40000 рублей. Должностное лицо будет дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет.

Если сотрудник отказывается подписывать бумагу

Даты начала отпусков для сотрудников работодатель устанавливает лично, ссылаясь на особенности протекания рабочих процессов. График в обязательном порядке согласовывается с профсоюзной организацией. Нередко руководители предприятий сталкиваются с ситуацией, когда работник не согласен с датой начала отпуска и отказывается подписывать предоставленное ему извещение.

Важно понимать, как действовать в подобных случаях. Необходимо оформить факт отказа подчиненного от подписания уведомления документально. Для этого составляется соответствующий акт.

В нем следует указать ФИО сотрудника, факт предоставления извещения, причину отказа подписывать такой документ. При этом важно, чтобы присутствовало два свидетеля. Они должны поставить свои подписи в документе, подтвердив, что работник действительно отказался от уведомления.

Таким образом, извещение о начале очередного отпуска по графику вручается каждому работнику лично, в обязательном порядке за 14 календарных дней. Важно придерживаться срока, установленного трудовым законодательством. Иначе подчиненный может отказаться уходить на отдых, подать жалобу в Трудовую инспекцию.

Извещение оформляется в письменном виде и вручается сотруднику под роспись. Бывают ситуации, когда работник отказывается подписывать документ. Тогда составляется акт в присутствии двух свидетелей. Это позволяет работодателю обезопасить себя от возникновения проблем с контролирующими органами.