Распоряжаемся о предоставлении сотруднику учебного отпуска: правила оформления приказа и образец заполнения формы Т-6

Многие работники с целью продвижения по карьерной лестнице получают высшее образование. На поступление, сдачу сессии, государственных итоговых экзаменов сотрудникам предприятий по закону положен отпуск. Он оформляется распоряжением руководителя компании. Важно понимать, как составляется на учебный отпуск приказ, как выглядит такой документ.

Унифицированная форма Т-6

Учебный отпуск положен абитуриентам при сдаче вступительных экзаменов, студентам аккредитованных высших учебных заведений, аспирантам, ординаторам, учащимся в школе.

Может предоставляться с сохранением средней заработной платы либо без содержания. В обязательном порядке оформляется распоряжением.

Подготовкой приказа об отпусках обычно занимаются сотрудники кадрового отдела либо секретари. Они оформляют документ и подают его на проверку и утверждение руководству. В небольших компаниях составлением распоряжений занимаются непосредственно сами управляющие.

Приказ о предоставлении учебного отпуска может издаваться на унифицированном либо фирменном бланке. Как правило, применяется форма Т-6.

Документ состоит из нескольких блоков, в нем приводится следующая информация:

1. реквизиты компании;
2. наименование, дата составления и номер документа;
3. сведения о работнике-студенте (его ФИО, должность, подразделение и т.п);
4. информация об отпуске (тип, даты начала и окончания, общая продолжительность и т.п);
5. должность и ФИО руководителя предприятия.

Если в ученический отпуск отправляется группа сотрудников, тогда используется форма Т-6а. Такой бланк содержит таблицу, в которой приводится информация о работниках. Формы Т-6 и Т-6а утверждены постановлением Госкомстата России №1 от 5 января 2004 года.

На основании каких документов издается приказ?

Руководству компании для формирования распоряжения о предоставлении учебного отпуска требуются определенные основания. Приказ издается на базе заявления сотрудника. Этот документ составляется в письменном виде.

Он подтверждает намерение работника воспользоваться гарантированным Трудовым кодексом России правом получить учебный отпуск с сохранением заработка либо без содержания.

Оформляется заявление в свободной форме, на имя директора компании. В нем приводятся даты начала и завершения отпускного периода, его продолжительность. Документ имеет определенную структуру и правила написания. К заявлению прилагается справка-вызов из университета.

Она подтверждает допуск студента до определенного отчетного этапа в учебе. Оформляется на типовом бланке, утвержденном приказом Минобразования и науки РФ №1368 от 19.12.2013 года. Заверяется печатью учебного заведения. Оба документа передаются сотрудником непосредственно руководителю, его секретарю либо в отдел кадров предприятия.

Работодателю важно знать о сроках издания приказа. На законодательном уровне они не установлены. Приказ разрешается выпускать даже накануне учебного отпуска. Но, если предполагается сохранение заработка, то нужно за три дня до ухода сотрудника на сессию, выплатить ему положенную сумму денег.

Поэтому распоряжение должно быть издано за 4-5 дней до начала отпускного периода. Важно, чтобы бухгалтерия успела произвести расчет и начисление финансовых средств. Желательно, чтобы сотрудник предоставлял заявление и справку вызов минимум за неделю до начала отпуска.

Как правильно оформить распоряжение на ученический отпуск?

Важно понимать, как правильно написать распоряжение на предоставление такого отпуска сотруднику. Если документ оформляется на фирменном бланке или по форме Т-6, то особых проблем не возникает. Если руководитель пишет распоряжение в свободном виде, то нужно придерживаться определенной структуры и правил.

Документ должен состоять из таких частей:

1. шапка. Указываются реквизиты компании, название документа;
2. основной блок. Приводится информация о предоставлении отпуска. Даются указания сотрудникам компании по реализации распоряжения;
3. заключение. Ставится дата и подпись руководителя компании. Также отводится место для отметки о том, что сотрудник ознакомлен с распоряжением.

Приказ о предоставлении учебного отпуска должен содержать такую информацию:

• организационно-правовая форма и название компании;
• наименование и номер документа;
• дата и место составления приказа;
• ссылка на трудовое законодательство, в частности на статью №173 ТК РФ;
• основания для издания распоряжения (заявление, справка-вызов);
• ФИО сотрудника, его должность и структурное подразделение;
• продолжительность учебного отпуска, дата его начала и завершения;
• указания работникам кадрового и бухгалтерского отделов;
• ФИО лица, осуществляющего контроль исполнения распоряжения;
• фамилии, инициалы, подписи лиц, указанных в распоряжении.

Приказ об отпуске связанном с получением образования можно составить с использованием компьютера либо вручную. Применяется стандартная бумага соответствующего формата.

При написании приказа нужно придерживаться следующих правил:

• писать лаконично, грамотно;
• обязательно ссылаться на Трудовой кодекс России;
• не допускать грамматических, синтаксических и пунктуационных ошибок;
• не исправлять текст путем зачеркивания, закрашивания корректором;
• в конце наименования документа точку не ставить.

Пример заполнения бланка

Если кадровик или секретарь составляет распоряжение о предоставлении ученического отпуска впервые, то могут возникнуть определенные вопросы. Поэтому рекомендуется пользоваться примером. Заполненный бланк подобного документа можно найти в архиве предприятия.

Образец приказа на учебный отпуск с сохранением заработной платы также есть в сети интернет. Важно понимать, как правильно заполнить бланк. Это можно делать с использованием компьютерной техники либо вручную. В последнем случае нужно использовать синюю либо фиолетовую ручку.

Порядок заполнения формы Т-6 приведен ниже:

• указывается название предприятия, ставится код ОКПО;
• пишется номер и дата составления приказа;
• заполняются поля об учащемся работнике. Указывается его фамилия, имя и отчество, профессия и место труда. Ставится табельный номер сотрудника;
• вносится информация об отпуске. Заполняется раздел Б. Актуальны данные согласно справке-вызову, полученной от сотрудника. Поле для указания периода работы, за который предоставляется отпуск, оставляется пустым. Заполняется раздел В. Тут дублируется информация из поля Б;
• ставится фамилия и инициалы, подпись руководителя фирмы. Делается оттиск печати при ее наличии.

Таким образом, приказ о предоставлении ученического отпуска можно оформлять по форме Т-6 или Т-6а. Также разрешается использовать фирменный бланк, утвержденный на локальном уровне. Допустимо составление распоряжения в свободной форме. При написании документа нужно придерживаться стандартной структуры, определенных правил.