Составляем приказ об утверждении графика отпусков: правила оформления и образец
Работодатель обязан каждый год составлять график ухода сотрудников в оплачиваемый отпуск. Этого документа надо строго придерживаться двум сторонам трудовых отношений. График отпусков составляется обычно на листе А4. Данную бумагу подписывает руководитель компании. Важно понимать, обязательно ли издавать приказ о графике отпусков, как его правильно оформлять и в какие сроки.
Нужно ли утверждать график приказом?
Обязанность работодателя ежегодно разрабатывать план отпусков закреплена статьей №123 ТК России. Невыполнение этого требования карается административной ответственностью в виде штрафа в размере от 1000 до 70000 рублей.
Об этом говорится в статье №5.27 КоАП России. Величина данной санкции зависит от типа лица-нарушителя, наличия совершения подобных противозаконных действий в прошлом.
Поэтому руководителю организации важно четко соблюдать положения трудового законодательства. Многие начинающие предприниматели не знают, нужен ли приказ, утверждающий график отпусков. Такой документ не является обязательным, но, как правило, все руководители прибегают к его составлению.
Кто и когда составляет распоряжение?
Распоряжение на согласование плана отпусков пишется от лица руководителя компании. Составлять такой документ может непосредственно сам директор фирмы либо его подчиненные.
Обычно оформление приказа работодатель доверяет сотруднику отдела кадров, юристу либо своему секретарю. Ответственный за составление распоряжения выбирается исходя из наличия необходимого уровня знаний, владения основами Трудового кодекса России.
Подписывает документ руководитель лично. Приказ составляется по факту разработки графика. Согласно статье №123 ТК России даты отдыха сотрудников должны быть утверждены и согласованы с профсоюзной организацией не позднее, двухнедельного срока до наступления следующего календарного года. То есть, приказ необходимо составить до 17 декабря.
Как правильно оформить?
Так как приказ на утверждение графика отпусков является необязательным, он не имеет унифицированной формы составления. Разрабатывать его разрешается в произвольном виде. Важно придерживаться стандартной структуры. Она состоит из шапки, названия, основной части и заключения. В шапке приводятся реквизиты организации.
Во втором пункте приводится лицо, ответственное за ознакомление сотрудников предприятия с распоряжением и сбор подписей в качестве подтверждения. В третьем пункте даются необходимые указания работникам отдела бухгалтерии.
В заключение ставятся дата составления документа и личная подпись руководителя предприятия (цифровой аналог не подходит). Ниже приводятся фамилии с инициалами и подписями лиц, которые ознакомились с приказом.
В документе нужно привести следующую информацию:
- дата и место (город) составления;
- номер приказа (ставится согласно принятой в компании системы нумерации);
- ссылка на положения Трудового кодекса России (на статью №123);
- полное название предприятия;
- наименование документа;
- год, на который утверждается график отпусков;
- фамилия и инициалы ответственных за исполнение распоряжения, контроль лиц;
- перечень прилагаемых документов (график отпусков; поскольку данный документ достаточно весомый, в сам текст распоряжения его обычно не вносят, а лишь дают ссылку на него).
Допустимо написание распоряжения от руки. Но сегодня обычно подобные документы составляются с применением печатной техники. Если есть фирменный бланк, тогда используется он: заполняются только пустые строки.
При написании документа рекомендуется соблюдать такие правила:
- не делать сокращений;
- писать грамотно, без ошибок;
- печать на распоряжении ставить необязательно, поскольку оно причисляется к внутреннему документообороту предприятия;
- название документа писать заглавными буквами;
- обязательно должна присутствовать личная подпись руководителя организации.
+7 (812) 425-62-38 - Санкт-Петербург и обл.
8(800)-350-97-52 - Другие регионы РФ
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Пример составления
Общество с ограниченной ответственностью
«Астра»
Приказ №85
об утверждении графика отпусков на 2020 год
г. Москва 22 октября 2019 год
Во исполнение обязанности, предусмотренной статьей №123 Трудового кодекса Российской Федерации:
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить график ежегодных оплачиваемых отпусков работников ООО «Астра» на 2020 год согласно приложению.
- Начальнику отдела кадров Селевановой А.Г. ознакомить работников ООО «Астра» с утвержденным графиком отпусков на 2020 год под роспись и обеспечить его соблюдение в течение 2020 года.
- Главному бухгалтеру Авериной Е.П. при составлении учетной политики на 2020 год предусмотреть создание финансового резерва на выплату отпускных работникам ООО «Астра» с целью равномерного включения этих расходов в общие затраты.
Контроль выполнения данного приказа оставляю за собой.
Приложение: График отпусков на 2020 год.
Директор ООО «Астра»
Орловский А.А. (подпись)
С приказом ознакомлены:
Селеванова А.Г. (подпись)
Аверина Е.П. (подпись)
После подписания и ознакомления с приказом его передают в архив. Тут он хранится в течение всего периода, установленного для распоряжений. Согласно подпункту «в» пункта 19 «Перечня типовых управленческих документов», утвержденного приказом Министерства культуры России №558 от 2010 года, подобные бумаги должны храниться в архиве предприятия на протяжении пяти лет.
Таким образом, приказ на утверждение графика ежегодных оплачиваемых отпусков не является обязанностью работодателя. Каждый руководитель сам решает, издавать соответствующее распоряжение или нет. Главное, что требует закон от директоров компаний – это четко соблюдать график, утверждать его минимум за две недели до конца календарного года.
Приказ составляется в произвольной форме на фирменном бланке предприятия либо офисной бумаге. При этом нужно придерживаться структуры документа, правил его написания. Заверять печатью распоряжение не требуется. В течение пяти лет данная бумага хранится в архиве компании.