Оформляем совмещение должностей на время отпуска: образец согласия работника и приказа

Совмещение работником двух должностей в пределах одной компании не является редкостью. Необходимость в перераспределении обязанностей возникает, когда отдельные штатные единицы уходят в отпуск или на больничный. Оформляется совмещение в определенном порядке, с обязательным изданием соответствующего распоряжения. Поможет правильно написать приказ на совмещение должностей на время отпуска образец подобного документа.

Предварительные действия при издании приказа

Суть совмещения заключается в том, что сотрудник на время очередного либо декретного отпуска, больничного своего коллеги выполняет не только свои, но и его обязанности. Принудить работника трудиться за двоих руководитель предприятия права не имеет.

Поэтому нужно, сначала получить согласие подчиненного на совмещение. С этой целью проводятся переговоры, где директор компании предлагает сотруднику совмещение должностей за определенную доплату.

Оговариваются все условия труда, график, нагрузка, обязанности. Желательно предварительно составить в письменном виде предложение для подчиненного. Главной целью руководства является убедить работника согласиться на выполнение дополнительных обязанностей.

Это возможно путем предложения максимально комфортных условий труда, хорошей доплаты. В ходе переговоров нужно показать подчиненному выгоду от совмещения двух должностей. Тогда выше шансы того, что работник даст свое согласие. Если подчиненный согласен, тогда составляется дополнительный договор к основному трудовому контракту.

Данное соглашение временное: оно прекращает свое действие после выхода замещаемого коллеги. В дополнительном трудовом договоре прописывается, на какой период устанавливается совмещения двух должностей, условия для досрочного расторжения контракта.

Отмечается величина доплаты. Она может выражаться в фиксированной денежной сумме либо в проценте от оклада, замещаемого сотрудника.

Дополнительный договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается двумя сторонам и заверяется печатью предприятия. На базе данного документа издается приказ.

Согласие работника

Свое решение о совмещении работник должен оформить в письменном виде. Устная договоренность не имеет юридической силы. Составляется согласие в свободном виде. В нем важно отразить всю необходимую информацию.

Надо отметить то, что сотрудник согласен на совмещение и представляет объемы и характер обязанностей, знает размер доплаты. При написании документа следует придерживаться стандартной структуры.

Согласие должно состоять из таких частей:

1. шапка. В ней приводятся сведения о том, кто и кому адресует данный документ. Располагают шапку в правом верхнем углу;
2. наименование. Пишется по центру с новой строки с заглавной буквы. В конце точку ставить не нужно;
3. основной блок. Приводится информация о согласии работника на совмещение. Даются ссылки на трудовое законодательство России;
4. заключение. В этой части ставится дата составления документа и личная подпись подчиненного.

Образец согласия работника на совмещение двух должностей на время отсутствия коллеги, приведен ниже.

Генеральному директору ООО «Звезда»

Топалову В.П.

системного администратора

Орловского Виктора Петровича

Заявление

Согласно статьям №60.2 и 151 Трудового кодекса Российской Федерации, сообщаю Вам о своем согласии с Предложением о совмещении должностей №58 от 10.12.2019 о выполнении на период отсутствия основного сотрудника, Залозного А.А., с 12.12.2019 по 12.02.2020 дополнительной работы в порядке совмещения по должности верстальщика с доплатой 15000 рублей в месяц.

10.12.2019       (подпись)                В.П. Орловский

Составляется согласие на стандартном белом листе бумаги, ручкой с синей либо фиолетовой пастой. Некоторые руководители компаний разрабатывают и утверждают фирменные бланки подобных документов. Это позволяет минимизировать временные затраты на оформление согласия.

Как правильно оформить приказ?

Унифицированного бланка распоряжения о совмещении двух должностей нет. Поэтому приказ оформляется в произвольном виде. Может использоваться фирменный бланк. Многие руководители берут за основу такого приказа другие разновидности распоряжений.

Правила составления документа приведены ниже:

• в самом верху листа по центру пишется полное наименование организации;
• чуть ниже указывается название документа с номером;
• под наименованием отмечается место и дата составления приказа;
• ниже указывается основание для совмещения двух должностей;
• с новой строки пишется заглавными буквами слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Затем по пунктам указываются поручения руководителя фирмы;
• в завершении ставится дата и подпись директора компании и подчиненного.

В приказе должна быть отражена следующая информация:

• название документа;
• место составления приказа;
• причина для совмещения;
• ссылка на статью №60.2 ТК России;
• ФИО, должность и основное место работы сотрудника, с которым заключено дополнительное соглашение к трудовому договору;
• размер доплаты;
• перечень документов, которые являются основанием для издания приказа (дополнительный договор, согласие работника);
• период совмещения;
• вид дополнительной работы, ее объем и содержание;
• ФИО лица, осуществляющего контроль за исполнением приказа;
• дата составления документа;
• должность руководителя компании;
• ФИО директора фирмы;
• отметка о том, что сотрудник ознакомлен с распоряжением;
• подписи лиц, упомянутых в приказе.

Мнение эксперта

Ирина Васильева

Эксперт по гражданскому праву

Как правило, составление приказов руководитель компании поручает личному секретарю либо кадровику.

Пример составления

Если ответственное лицо не знает, как оформить распоряжение о совмещении должностей, то можно воспользоваться примером аналогичного документа, который хранится в архиве предприятия.

Если подобного приказа раньше не издавалось, то следует ознакомиться с его образцом. Пример поможет грамотно и быстро составить документ, отразить в нем всю необходимую информацию.

Таким образом, если требуется совмещение двух должностей, тогда руководитель предприятия составляет предложение и проводит переговоры с подчиненным, которому планирует поручить исполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги.

Если работник не против такого варианта сотрудничества, тогда он подтверждает это путем составления согласия и направляет его на рассмотрение начальству. После этого оформляется дополнительный договор к основному трудовому контракту. На базе соглашения издается приказ.

Распоряжение пишется в свободном виде. В нем важно отразить информацию в полном объеме. Рекомендуется придерживаться утвержденной структуры и ряда правил при написании приказа.