Очень нужен на работе: как правильно оформить перенос отпуска сотруднику в связи с производственной необходимостью?

По закону отпуск предоставляется работникам в соответствии с утвержденным графиком. Но бывают ситуации, когда требуется присутствие сотрудника на рабочем месте в период его нахождения на положенном отдыхе. Руководству компании важно понимать, допустим ли перенос отпуска в связи с производственной необходимостью и как правильно оформляются подобные изменения.

В каких случаях переносится отпуск?

Возможность коррективы в датах предоставления ежегодных отпусков предусмотрена статьей №124 Трудового кодекса (ТК) России. Согласно ей, отпускные дни могут быть продлены либо перенесены на другой период в случае временной нетрудоспособности, исполнения сотрудником государственных обязанностей во время отдыха либо в других случаях, предусмотренных локальными нормативными актами предприятия, трудовым законодательством.

Инициатором переноса отдыха может выступать сотрудник либо работодатель. Руководитель имеет право попросить работника выйти из отпуска по причине производственной необходимости.

В качестве примеров стоит привести такие ситуации:

• на предприятии возникла авария. За ликвидацию ее последствий отвечает работник, находящийся на отдыхе;
• компанию посетили контролирующие органы. Сотруднику нужно присутствовать в период проведения проверки, поскольку он отвечает за данный участок работы;
• отдел состоит из нескольких сотрудников. Один из работников ушел в отпуск, а остальные – на больничный. Чтобы отдел продолжил функционирование, сотрудника отзывают из отдыха;
• руководитель компании заболел. Сотруднику, ушедшему в отпуск надо заменить директора фирмы;
• до начала отдыха подчиненный не успел выполнить весь объем заданий. Ему нужно завершить работу;
• проводится инвентаризация. Сотруднику нужно присутствовать на рабочем месте;
• на предприятие поступило новое оборудование. Возникла срочная потребность в наладке его работы. За данный процесс отвечает подчиненный, ушедший в отпуск.

Для переноса дат отдыха должны соблюдаться следующие условия:

1. возникла исключительная ситуация. Отсутствие подчиненного на рабочем месте может негативно отразиться на производственных процессах;
2. работодатель попросил сотрудника выйти на работу;
3. работник дал свое согласие на прерывание отдыха.

Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью без согласия сотрудника Трудовым кодексом не предусмотрен.

Как оформляется перенос?

Отмена отпуска в связи с производственной необходимостью должна быть оформлена правильно. В соответствии с требованиями трудового законодательства, оставшиеся дни отдыха сотруднику предоставляются в другое время, по договоренности между руководителем и подчиненным. Об этом говорится в статье №125 ТК. Алгоритм действий администрации предприятия зависит от сложившихся обстоятельств.

Если инициатором переноса отпускных дней выступает работодатель, тогда необходимо:

• оповестить подчиненного о том, что сложилась непредвиденная ситуация и нужно его присутствие на рабочем месте;
• получить письменное согласие сотрудника на выход из отпуска;
• издать приказ;
• ознакомить с распоряжением подчиненного под роспись.

Если инициатором переноса отпуска выступает работник, тогда алгоритм действий будет следующим:

• получение заявления от сотрудника об изменении дат отдыха;
• издание приказа о переносе ежегодного основного отпуска на период, указанный в заявлении;
• ознакомление с распоряжением подчиненного под роспись.

Приказ, уведомление и заявление рекомендуется регистрировать в журналах внутренней корреспонденции. Это поможет работодателю в случае проверки контролирующими органами избежать обвинения в незаконном переносе отпуска работника.

Оформление приказа

Приказ о переносе отпуска составляется в произвольном виде. Правительством страны унифицированных бланков подобного документа не утверждено. Можно брать за основу другие распоряжения. На многих предприятиях существуют фирменные бланки.

В приказе должна быть отражена такая информация:

• наименование компании;
• ФИО, структурное подразделение и должность подчиненного;
• даты предоставленного отпуска;
• дата выхода на работу;
• название и номер документа;
• причина отзыва из отпуска;
• ссылка на трудовое законодательство;
• даты, на которые будут перенесены неиспользованные выходные дни;
• фамилия и инициалы директора компании;
• подписи руководителя, сотрудника и лиц, ответственных за исполнение приказа и указанных в нем (обычно это начальники бухгалтерского и кадрового отделов).

К приказу прилагаются следующие документы:

1. уведомление, подписанное сотрудником, либо его заявление;
2. бумага, которая подтверждает необходимость переноса отпуска (документ контролирующего органа о проведении проверки, копия больничного листка другого сотрудника и т.п).

Подписываясь под приказом, работник выражает свое согласие на перенос отпускных дней.

Письменное уведомление работника

Уведомление работнику об отзыве из отпуска в связи с производственной необходимостью направляется до издания соответствующего приказа. Оформляется оно в письменном виде. Документ не имеет унифицированной формы, поэтому составляется произвольно. Могут применяться бланки, утвержденные руководителем компании на локальном уровне.

В уведомлении должна присутствовать следующая информация:

• название компании;
• наименование документа, его номер, дата и место составления;
• ФИО, структурное подразделение, должность работника;
• причина отзыва из отпуска. Указывается, что отсутствие сотрудника на рабочем месте в определенные сроки может плохо отразиться на деятельности предприятия. Рекомендуется перечислить негативные последствия.
• сроки выхода на работу;
• предложение перенести неиспользованные дни отпуска на другой период;
• ссылка на статью №124 ТК;
• просьба дать свое согласие на отзыв из отпуска;
• подпись руководителя компании;
• текст о том, что работник ознакомлен с уведомлением и дает свое согласие, место для подписи.

Извещение может быть направлено по почте либо через ответственное лицо. Важно, чтобы сотрудник поставил на документе свою подпись. Этим он выражает согласие на отзыв из отпуска и подтверждает факт получения уведомления.

Написание заявления

Если инициатором переноса основного ежегодного отдыха выступает работодатель, то писать заявление сотруднику не обязательно. Приказ на отзыв подчиненного из отпуска оформляется на основании согласия работника, полученного в ходе подписания соответствующего уведомления.

Но некоторые руководители компаний просят своих сотрудников дополнительно подавать заявление о согласии на перенос выходных дней. Составляется такой документ в произвольном виде. Структура его состоит из шапки, наименования, главного и заключительного блоков. В шапке приводится информация о том, кому и от кого адресуется заявление.

В основной части нужно выразить согласие на отзыв из отпуска и просьбу предоставить неиспользованные дни отдыха в конкретные даты. Бывают ситуации, когда сотрудник не успевает выполнить необходимый объем работы до ухода в отпуск.

Если от неосвоения производственных задач зависит дальнейшее функционирование организации, тогда работник может сам инициировать перенос отдыха, утвержденного графиком. Для этого он пишет заявление на имя руководителя.

В основной части документа надо отразить просьбу перенести отпускные дни на другой период в связи с производственной необходимостью. Заявление должно быть в обязательном порядке заверено личной подписью работника.

Также требуется указывать дату составления документа.

Что делать, если работодатель нарушает ваши права?

Если начальник превышает свои полномочия, заставляя выходить из основного отпуска без согласия, тогда сотруднику необходимо обратиться к высшему руководству. Нужно поставить в известность работодателя о том, что он действует не в рамках трудового законодательства и в случае, если проблема не будет решена, тогда последует жалоба в высшие инстанции.

Если это не приводит к положительному результату, тогда стоит обращаться в Трудовую инспекцию. Данный орган занимается защитой прав трудящихся, но обязать работодателя выполнить свои требования он не может.

Поэтому, если обращение в инспекцию по труду не помогло, тогда надо подавать иск в суд. Решение судьи является обязательным к исполнению. При наличии хорошей доказательной базы вина руководства будет быстро установлена, вынесено справедливое наказание. Нарушение трудовых прав работников влечет за собой административную ответственность по статье №5.27.

Согласно ей, придется заплатить штраф, величина которого зависит от того, кто привлекается к наказанию, были ли аналогичные правонарушения раньше. Величина санкции для юридического лица составит 30000-50000 рублей. Индивидуального предпринимателя накажут на 1000-5000 рублей. Столько же надо будет заплатить и должностному лицу.

Если за незаконное принуждение выйти кадровый состав из отпуска работодатель ранее уже был привлечен к административной ответственности, тогда величина штрафа для него будет выше, и составит 50000-70000 рублей. Должностному лицу и индивидуальному предпринимателю придется заплатить 10000-20000 рублей. В качестве административного наказания также может быть применена дисквалификация и предупреждение.

Таким образом, в случае возникновения производственной необходимости допускается перенос отпуска. Это может произойти по личной инициативе работника либо по просьбе руководства компании. Оформляется отзыв из отпуска приказом. Распоряжение составляется в соответствии с заявлением сотрудника либо подписанного им уведомления.