Бесплатная консультация

+7 (499) 938-66-24 Москва

+7 (812) 425-62-38 Санкт-Петербург
Вопросы нашему юристу
Вы можете задать любые вопросы нашему персональному юристу бесплатно
Задать вопрос юристу

Составляем график отпусков: унифицированная форма Т-7 и образец ее заполнения

Все официально трудящиеся граждане по закону имеют право на ежегодный отпуск. Но освобождение от работы они берут не тогда, когда захотят, а в соответствии с утвержденным в компании графиком. Этот документ составляется на типовом бланке. Нередко возникают вопросы касательно его заполнения. Образец графика отпусков позволит оформить документ грамотно, быстро и в сжатые сроки.

Унифицированная форма Т-7

График отпусков – это нормативный локальный акт. Он утверждается руководителем предприятия после согласования с профсоюзным органом. Содержит сведения о времени предоставления основных и дополнительных оплачиваемых отпусков для всех сотрудников организации.

Данный документ помогает заранее оформить положенное по закону освобождение от работы, начислить деньги и произвести их выплату в срок, найти замену для отсутствующего сотрудника. Также он позволяет следить за своевременностью предоставления отпусков работникам.

Он дает возможность предупредить накопление дней освобождения от трудовой деятельности, нарушения положений действующего законодательства. Если компания использует унифицированные первичные документы, то график ей требуется оформлять на бланке Т-7. Он был утвержден еще в 2004 году Госкомстатом России №1.

Условно форму можно поделить на три части:

  1. в первой указываются реквизиты фирмы, название документа, его номер и дата составления, а также прочая общая информация;
  2. вторая часть представлена таблицей. В нее вносятся данные о сотрудниках, даты начала отпускных периодов;
  3. в третьей части пишется ФИО начальника кадровой службы, ставится его подпись.
С тем, как выглядит действующая форма графика отпусков, можно ознакомиться здесь.

Согласно статье №123 ТК России, график отпусков на предприятии является обязательным документом для работодателя и подчиненных.

Сроки составления графика на следующий год

Сроки подготовки графика установлены на законодательном уровне. В первой части статьи №123 ТК РФ сказано, что документ руководители организаций должны утверждать не позже, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Это означает, что до 17 декабря график должен быть принят. Начинать составлять такой документ важно заранее. Ведь его нужно будет согласовать с профсоюзом. На это уходит определенное время.

Отсутствие графика отпусков расценивается как нарушение и карается штрафом. В утвержденный график в течение года вносятся изменения. Нередки случаи, когда отпуска по производственным или другим причинам переносятся. Также в течение года компания может принять нового сотрудника.

Он по закону имеет право уйти в первый отпуск спустя 6 месяцев после устройства в штат. Все изменения касательно продолжительности и дат освобождения от работы по случаю отпускного периода, обязательно следует фиксировать в имеющемся графике.

Как правильно заполнить?

При составлении графика отпусков работодатель учитывает особенности протекания производственных процессов, пожелания сотрудников. Процедура оформления такого документа может быть установлена в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре.

График отпусков в каждом подразделении может быть свой. Это актуально для больших предприятий, где работают сотни и тысячи человек. В этом случае проекты графиков подготавливают руководители подразделений, а затем сдают их в кадровую службу организации. На основании полученных данных формируется единый документ.

Поэтому знать, как заполнить график отпусков важно не только сотрудникам кадрового отдела, но и начальникам структурных подразделений. Это упростит составление сводного документа. Также нужно понимать, как должен выглядеть правильно оформленный документ, руководителю организации.

Порядок заполнения графика отпусков:

  1. вверху листа в соответствующем поле пишется организационно-правовая форма и наименование компании по Уставу. Напротив, в ячейке, проставляется код ОКПО;
  2. ставится дата составления документа. Указывается, на какой год разработан график;
  3. пишется должность руководителя компании, его фамилия и инициалы. Ставится дата. Здесь после ознакомления с документом работодатель поставит свою подпись;
  4. заполняется таблица. Указывается структурное подразделение, должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер, запланированная дата начала отпуска, его продолжительность;
  5. ниже пишется фамилия, инициалы, должность руководителя кадрового отдела и ставится его личная подпись.

При составлении графика нужно помнить о том, что каждому работнику по случаю отпускного периода, в год положено минимум 28 календарных дней освобождения от трудовой деятельности (с учетом выходных и праздников).

Отпуск может быть перенесен на следующий период, но не более, чем два раза подряд. Эти дни накапливаются. Поэтому работнику может быть положено не 28, а 56 или 84 дня освобождения от труда.

Мнение эксперта
Ирина Васильева
Эксперт по гражданскому праву
Надо учитывать так же, что некоторые подчиненные имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска по закону. Эти периоды тоже необходимо включать в график.
Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:

+7 (499) 938-66-24 - Москва и обл.
+7 (812) 425-62-38 - Санкт-Петербург и обл.
8(800)-350-97-52 - Другие регионы РФ

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Как сделать в Excel с календарем?

В штате крупных предприятий числится очень много сотрудников. В этом случае график отпусков в виде таблицы может быть сложным для восприятия. Рекомендуется составлять календарь. Его легко сделать в MS EXCEL. Он будет иметь примерно такой вид:

Чтобы его получить, нужно сначала создать в Экселе таблицу графика отпусков, с указанием ФИО сотрудников, дат начала каждой части их основного отпуска и продолжительности дней освобождения от работы. Календарь создается при помощи конструктора диаграмм. Изначально используются данные по ФИО и датам ухода в первую часть отпуска.

Следует выбирать диаграмму типа «Линейчатая с накоплением». Чтобы ось Х имела виды шкалы времени, необходимо задать ее минимальные и максимальные значения. Чтобы их узнать, нужно в свободные ячейки вписать дату начала и окончания календарного года, а затем задать формат числа. Полученные данные следует внести в параметры оси в настройках.

Далее на диаграмму добавляются ряды отпусков, делается это следующим образом:

  • скопировать продолжительность первой части отпуска из таблицы. Кликнуть мышкой по области диаграммы. Нажать сочетание клавиш Ctrl+V;
  • создать отдельный столбец в таблице. В нем вычесть первую часть отпуска из второй. Затем информацию из этого столбца по всем сотрудникам скопировать и вставить в область диаграммы. Отобразиться вторая часть отпускного периода. Аналогичным образом вносятся данные по третьей части освобождения от трудовой деятельности.

Далее убираются ряды, расположенные между периодами отпусков. Делается это путем форматирования. Убирается заливка и границы. Чтобы диаграмма стала больше похожа на календарь, добавляются вертикальные и горизонтальные линии. Для этого во вкладке Конструктор нужно выбрать стиль диаграммы в виде сетки.

Пример оформления бланка

Если график отпусков составляется впервые, то, вероятно, возникнет немало вопросов по поводу заполнения бланка. Поэтому рекомендуется пользоваться примером. Образец такого документа позволит избежать допущения ошибок. Наверняка он есть в архиве компании. Ведь такие документы составляются ежегодно.

Образец заполнения графика отпусков можно скачать здесь.

Таким образом, график отпусков оформляется на бланке Т-7. Утверждается в конце каждого года. При отсутствии такого документа компанию могут оштрафовать. Для наглядности многие руководители создают графики с календарем в программе Эксель.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52

Добавить комментарий

Adblock
detector