Форма Т-60: бланк и образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска работнику

Руководителям бюджетных учреждений и частных организаций надо понимать, что собой представляет – форма Т-60 записка-расчет о предоставлении отпуска работнику, когда, кто и каким образом вносит в нее информацию. Это позволит действовать в рамках закона и минимизировать вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов.

Унифицированная форма Т-60

В соответствии с действующим законодательством, каждый гражданин имеет право на ежегодный отпуск с сохранением средней заработной платы, должности и места. Освобождение от трудовой деятельности, полагающейся в связи с отдыхом, оформляется рядом документов.

Среди них стоит выделить справку-расчет. Ее заполнением занимаются ответственные специалисты на предприятии. Любая хозяйственная операция на предприятии должна иметь основания для проведения.

Она оформляется путем составления первичной документации в соответствии с требованиями ФЗ №402 «О бухучете». Выплата отпускных работнику относится к числу хозяйственных операций. Бухгалтерия не может просто так начислить сотруднику положенную денежную сумму.

Отпускные необходимо рассчитать и задокументировать этот процесс. Для этого предназначена записка-расчет. Она оформляется на бланке Т-60. Правильно заполненная форма выступает подтверждением тому, что начисление отпускных было произведено в соответствии с установленным порядком.

Такой документ дается на рассмотрение контролирующим органам во время проверок. Также он может предоставляться суду в качестве доказательной базы в случае возникновения спорных ситуаций с сотрудником по поводу размера и сроков выплаты денег.

Форма Т-60 является унифицированной. Бланк утвержден постановлением Госкомстата России №1 от 5 января 2004 года. Он используется всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности.

Действующее законодательство России не запрещает руководителям разрабатывать и использовать свои формы справок-расчетов. Но лучше применять унифицированный бланк. В этом случае у проверяющих органов не возникнет претензий.

На основании каких документов оформляется справка-расчет?

Информация, которая вносится в записку-расчет, должна быть достоверной и точной. Поэтому при заполнении формы Т-60 ответственные специалисты отделов предприятия используют ряд документов. В качестве обоснования для составления справки применяется график отпусков. Он утверждается ежегодно за две недели до начала следующего календарного года.

В нем приводятся даты ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков для каждого из работников предприятия. Утвержденный руководителем организации график обязателен к исполнению.

За две недели до начала запланированного отпуска руководство направляет подчиненному соответствующее уведомление. Сотрудник должен ознакомиться с этим документом и поставить на нем личную подпись. Право на отпуск у работника возникает спустя полгода после трудоустройства.

Такого сотрудника обычно не вносят в график. Взять освобождение от работы он может в даты, оговоренные с начальством. Для этого ему надо подать соответствующее заявление, написанное на имя руководителя компании. На основании этой бумаги издается приказ о предоставлении отпуска. Данный документ также необходим для заполнения формы Т-60.

Используется и платежная ведомость. Она содержит информацию о любых выплатах в организациях. Особенно актуален данный документ для крупных предприятий. Для его заполнения применяется унифицированный бланк Т-53. При заполнении формы Т-60 следует основываться на расчетном кассовом ордере. Такой документ фиксирует выдачу денег из кассы организации. РКО подписывает лицо, которое получает наличные деньги (зарплату).

Как правильно заполнить?

Бланк записки-расчета может заполняться от руки либо в специальной компьютерной программе. В любом случае вариант на бумажном носителе должен быть подписан должностными лицами лично. Как правило, ответственными за внесение информации в такой документ, руководитель компании назначает сотрудников кадрового и бухгалтерского отделов.

При заполнении формы Т-60 надо придерживаться следующих правил:

• сумму отпускных к выплате указывать не только цифрами, но и прописью;
• вносить точную информацию;
• не делать каких-либо ошибок и не пытаться их исправить в случае допущения. При необходимости лучше взять новый бланк и заполнить его заново;
• графу о количестве отработанных часов надо заполнять лишь в том случае, если велся суммированный учет рабочего времени;
• при оформлении документа письменно использовать ручку с водостойким и светостойким чернилом. Заполнять бланк следует аккуратно и разборчиво;
• рабочий год может превышать 365 дней. Это объясняется тем, что в стаж подчиненного, согласно статье №121 ТК России, не входят прогулы и отпуска.

Мнение эксперта

Ирина Васильева

Эксперт по гражданскому праву

Форма Т-60 подлежит обязательному бухгалтерскому учету.

Форма Т-60 является двухсторонним документом. Она имеет свои нюансы и особенности заполнения. Важно понимать, какую информацию и как правильно надо вносить в справку-расчет.

Работодателю при заполнении записки-расчета нужно учитывать, что такой документ должен быть составлен и подписан до того, как сотруднику будет произведена фактическая выплата (то есть минимум за три дня до ухода подчиненного в отпуск). Ведь именно на основании формы Т-60 по правилам производится выдача денег.

Лицевая сторона

Лицевая сторона бланка Т-60 заполняется сотрудником кадровой службы. В нее вносится основная информация о работодателе и подчиненном. Также здесь приводятся сведения о видах и датах освобождения от трудовой деятельности.

Прежде чем приступать к заполнению лицевой стороны формы Т-60, надо определиться с тем, основной или дополнительный отпуск предоставляется сотруднику. От этого зависит то, в какие графы будет вноситься информация.

Лицевая сторона заполняется в таком порядке:

1. вписывается организационно-правовая форма (ООО, ИП, ЗАО) и полное наименование компании, ее код ОКПО;
2. ставится номер записки-расчета по внутреннему документообороту и дата заполнения бланка;
3. указываются личные данные работника. Пишутся его фамилия, имя и отчество полностью, должность и табельный номер. Последний присваивается при приеме на работу. Отмечается, в каком структурном подразделении трудится подчиненный;
4. ниже прописывается период, за который сотруднику предоставляется основной или дополнительный отпуск (рабочий год);
5. указывается продолжительность освобождения от трудовой деятельности. Делается отметка о том, в рабочих или календарных днях предоставляется отпуск;
6. пишутся даты начала и завершения периода освобождения от трудовой деятельности;
7. ставится подпись лица, ответственного за заполнение документа.

Если сотруднику предоставляется не основной, а дополнительный отпуск (учебный, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.п), тогда заполняется специальная таблица, которая находится в нижней части листа.

В ней нужно указать код, количество календарных или рабочих дней, даты начала и окончания периода освобождения от трудовой деятельности. Обязательно отмечается основание для предоставления работнику отпуска. Как правило, это приказ руководства компании.

Оборотная сторона

Оборотная сторона формы Т-60 заполняется сотрудником бухгалтерского отдела. Она считается основной. В ней приводится информация о расчете отпускных. Для этого берутся сведения за последние 12 месяцев работы подчиненного на предприятии. На оборотной стороне формы Т-60 приведено четыре таблицы.

В первую вписываются помесячно выплаты, которые учитываются при определении среднего заработка для отпускных. Во второй таблице отмечается продолжительность расчетного периода и средний доход подчиненного. Дневной заработок сотрудника определяется согласно правил, приведенных в Постановлении правительства РФ №922. Суммарная зарплата за отчетный период делится на 12 месяцев, а затем на 29,3 дней.

Далее заполняется таблица «Начислено», в ней указывается следующая информация:

• количество дней отпуска (основного и (или) дополнительного);
• денежная сумма к выплате за каждый тип освобождения от трудовой деятельности (до налогообложения). Определяется путем умножения среднедневного заработка на продолжительность отпуска;
• общий размер денежной выплаты без вычета НДФЛ. Суммируются начисления за основные и дополнительные отпуска;
• величина суммы к вычету для оплаты налога на доходы. Определяется путем умножения общего размера отпускных на 13%;
• итоговая сумма к выплате. Из общего размера отпускных вычитается НДФЛ.

Под таблицей прописью указывается, какую денежную сумму получит работник на руки. Пишутся реквизиты расходного ордера (платежной ведомости). В конце лицо, ответственное за заполнение формы Т-60 (бухгалтер), ставит свою фамилию с инициалами и подпись. Справка-расчет заполняется ежегодно на каждого штатного работника.

Образец заполнения бланка

Если форма Т-60 заполняется впервые, то, скорее всего, у ответственного лица возникнут вопросы и некоторые сложности. Важно вносить информацию в такой бланк правильно и точно. Рекомендуется пользоваться примером.

Его наверняка можно найти на предприятии. При использовании примера оформление документа пройдет быстрее, а вероятность допущения ошибки будет ниже.

Таким образом, форма Т-60 является двухсторонней. Ее заполнением занимаются сотрудники бухгалтерского и кадрового отделов. Каждый из них вносит информацию в бланк в пределах своей компетенции. Справка-расчет составляется на базе документации, которая имеет отношение к предоставлению работнику освобождения от трудовой деятельности и расчету отпускных.