Занимаемся бумагами: пошаговая инструкция по оформлению отпуска сотруднику

Трудовые отношения — это не только выполнение сотрудником рабочих функций, но и соблюдение конкретных обязанностей нанимателем. В частности, работник имеет законное право на получение отпуска с сохранением заработной платы. Процедура оформления отпуска имеет установленный порядок, который не должен нарушаться.

Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам

Каждому сотруднику, работающему по трудовому договору, составленному в соответствии с Трудовым Кодексом (ТК) РФ полагается регулярный отпуск с периодичностью в один календарный год. Этот срок работы отсчитывается со дня зачисления в штат.

Первый отпуск на новом месте, допустим после того, как стаж составит полгода с момента оформления, однако, с согласия начальства получить временное освобождение от работы возможно и раньше.

Очередность ухода каждого из работников на отдых, регулируется с помощью соответствующего графика, который составляется руководителем не позднее чем за две недели до нового года. Согласно этому документу каждый сотрудник уходит на отдых в установленный срок.

В случае планового отпуска от работника не требуется предоставление заявления, однако начальник за две недели должен оповестить его в письменном уведомлении о наступлении отпуска, а также оформить приказ о его предоставлении.

Кроме обязательного ежегодного отпуска сотрудникам могут предоставляться дополнительные дни отгулов и выходных, к ним относятся:

• больничный;
• декрет;
• учебный отпуск.

Пошаговая инструкция по оформлению

Оформление отпуска происходит в определенном порядке. А чтобы понимать, как правильно оформить отпуск сотруднику, следует ознакомиться с нижеизложенной информацией.

Составление графика

Сотрудник, отработавший более одного года, имеет право на обязательный отпуск. Во избежание конфликтов и нарушения прав работников, ежегодно составляются графики, в которых четко прописаны сроки выхода на отдых каждого работника.

Составление данного документа происходит с учетом пожеланий сотрудников, особенностей работы организации и нормативных актов. График предоставляется к ознакомлению всем работникам и закрепляется их подписями.

Оповещение сотрудника

Вторым шагом в оформлении является направление уведомления работнику, который отправляется отдыхать. В документе прописываются сроки пребывания сотрудника в отпуске и другая обязательная информация.

Составление приказа

Завершающий этап отправления сотрудника в отпуск — оформление распоряжения о его предоставлении. Документ должен быть закреплен подписью руководителя и печатью организации.

Правила документирования

Все официальные документы, предназначенные для упорядочивания и оформления отпусков, имеют правила составления вне зависимости от наличия или отсутствия конкретной формы. Документальное оформление содержит три основных пункта.

График

Оформление графиков обязательно для каждой организации — как для индивидуальных предпринимателей, так и для юридических лиц. Составляться документ может по форме Т-7, но с 2013 года это стало необязательным условием, поэтому руководством организации может быть разработана собственная форма графика.

Составляется документ с учетом дополнительных дней отдыха для определенных категорий граждан, пожеланий сотрудников и особенностей работы производства. В случае неиспользования какого-либо числа отпускных дней за определенный период, с согласия сотрудника, они переносятся на следующий год и также фиксируются в графике.

Правильно составленный документ должен содержать следующую информацию:

• ФИО сотрудников;
• табельные номера;
• наименования отделов, в которых работают сотрудники;
• должности работников;
• числа положенных отпусных дней;
• даты отпусков.

В случае каких-либо изменений в график могут вноситься поправки с указанием причин. Хранение документации за предыдущий период должно осуществляться в течение года.

Уведомление

Документ не имеет четкой структуры, но обязательно должен содержать следующие позиции:

• название организации;
• ФИО и должность сотрудника;
• дату отправки и получения;
• сроки отпускного периода;
• ФИО руководителя;
• подписи работника и начальника.

Как взять выходные за свой счет?

Неофициальный прогул работы может повлечь за собой дисциплинарные или административные меры наказания:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Данные последствия регламентируются нормативными, правовыми актами ТК РФ. Во избежание неприятного исхода внепланового отсутствия на работе можно взять отгул за свой счет. И хотя такое понятие законодательством не предусмотрено, официальная возможность не выходить на работу все же существует.

Выходной за свой счет приравнивается к отпуску, однако основное его отличие — отсутствие оплаты.

К уважительным причинам для внепланового выходного можно отнести:

• семейные обстоятельства;
• чрезвычайные ситуации;
• экзаменационную сессию.

Кроме этого, при необходимости работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск без сохранения заработной платы в случае:

• если сотрудник является участникам ВОВ;
• если работник является пенсионером по старости;
• отпуска военнослужащих детей или супругов сотрудника;
• если работник является инвалидом;
• рождения ребенка;
• заключения брака;
• смерти близких родственников сотрудника.

В каждой конкретной организации, помимо перечисленных, могут присутствовать другие пункты, которые регламентируются коллективными договорами или федеральными законами. В остальных случаях начальник самостоятельно решает можно ли считать, указанную причину уважительной и следует ли предоставлять сотруднику отгул. Для получения выходного за свой счет необходимо написать заявление на имя руководителя.

Если организацией не утверждена форма заявления, то оно составляется в свободной форме с указанием следующих данных:

• причины отгула;
• ФИО и подписи работника.

В случае одобрения работодателем письменной просьбы, бумага закрепляется его подписью. После этого организацией издается приказ о предоставлении сотруднику отпуска без сохранения заработной платы. Распоряжение также подписывается работником и заверяется подписью руководителя.

Процесс предоставления сотруднику отпуска не отличается особой сложностью. Причиной такому положению дел служит упорядоченность действий и соблюдение правил при его оформлении.