Правила составления графика отпусков по ТК РФ и советы специалистов

Для удобства и правильного распределения полномочий, между работниками составляется график отпусков. Общая информация этого положения помогает всем сторонам трудовых отношений понимать, как происходит рабочий процесс в отсутствие некоторых сотрудников пока они прибывают в отпуске. Как составить такой график, обязателен ли он для соблюдения?

Что говорит Трудовой кодекс?

В ТК РФ определены общие правила и порядок оформления графика отпусков.

Сразу несколько статей прямо или косвенно формируют понятие графика и его особенности:

• 123 ТК РФ устанавливает определение очередности ухода на отдых всех сотрудников организации;
• 124 ТК РФ определяет правила перенесения отпуска, коррекцию данных в установленном порядке и основания по которым это можно сделать;
• 286 ТК РФ фиксирует порядок получения отпуска совместителям.

Сроки составления плана на очередной год

Когда составляется график отпусков на следующий год? Для этого законодательством определен период не менее, чем за 2 недели до начала нового календарного года. Это правило изложено в статье 123 ТК РФ и означает, что утвержден график отдыха сотрудников должен быть максимум до 18-19 декабря.

Кто утверждает график?

Утверждение графика происходит после его окончательного согласования и оформления. Обычно это делает директор или иное уполномоченное лицо. На документе также проставляется подпись начальника кадровой службы, так как он является ответственным за разработку и оформление документов.

Очередность предоставления оплачиваемого ежегодного отдыха

Каждый из сотрудников вправе согласовать с работодателем период ухода на отдых, наиболее удобный и приемлемый для него. Однако при возникновении спорных ситуаций приходится искать компромисс.

Например, несколько сотрудников одного и того же отдела планируют уйти в отпуск единовременно. Это создает проблему с перераспределением обязанностей и занятостью на время их отсутствия других специалистов. Если возможности отпустить сразу двоих работников нет, то придется договариваться.

Есть отдельные категории сотрудников, которые вправе в приоритетном порядке выбирать время отдыха, к ним относятся:

• несовершеннолетние сотрудники в возрасте до 18 лет по статье 267 ТК РФ;
• беременные сразу перед декретом или после его окончания;
• обучающиеся сотрудники вправе присоединить ежегодный оплачиваемый и ученический отпуск;
• совместителям предоставляется время отдыха параллельно уходу в отпуск на основном месте занятости;
• многодетные сотрудники.

Все остальные работники также имеют право согласовать свой отдых и выразить собственные пожелания в сроках его получения.

Как правильно оформить календарь отпусков по ТК РФ?

Правила составления графика отпусков подразумевают прохождение нескольких этапов. Это необходимо для получения актуальных данных о мнении работников по поводу времени отдыха и правильного его распределения.

Оформление документа происходит в такой последовательности:

1. сбор информации о планах сотрудников по поводу ухода на отдых. Работники могут предоставлять необходимую информацию несколькими способами. Например, специалисты кадровой службы предоставляют бланк будущего графика, где вносятся данные сотрудниками и пожелания о периоде ухода в отпуск. Руководитель отдела знакомится с предварительным графиком и, если нет никаких противоречий, подтверждает его;
2. составление на основе собранной информации окончательного варианта графика;
3. утверждение руководителем;
4. ознакомление работников с готовым документом.

Если на предприятии есть профсоюзная организация, то перед утверждением следует направить проект расписания отпусков ей. Единый орган профсоюза должен вынести решение или включить комментарии по поводу того, на что обратить внимание. Только после этого происходит утверждение, если никаких серьезных противоречий не выявлено.

Порядок внесения изменений

Нередко в уже принятый график необходимо внести какие-либо поправки. Например, если сотрудники, устроившиеся в текущем году и отработавшие 6 месяцев, желают уйти в отпуск. Кроме того, необходимость внести коррективы в расписание отпусков может возникнуть по инициативе работодателя.

Важно учесть, что в обоих случаях необходимо согласование со второй стороной трудовых отношений.

Существует два способа откорректировать документ:

1. составить дополнение к нему;
2. внести правки в действующий.

Сотрудник обязан заблаговременно оповестить руководство о необходимости внесения поправок в расписание отпусков.

Конкретных сроков законодательством не указано, но следует помнить, что как минимум за 3 дня до начала отдыха сотруднику перечисляются отпускные.

Ответственность за отсутствие графика

Работодатель может быть привлечен к ответственности за несоблюдение или отсутствие расписания ухода работников на отдых по ст. 5.27 КоАП РФ. В ней указано, что подобные нарушения наказывается штрафом в зависимости от серьезности противоправных фактов.

В результате оформление графика отпусков позволяет строго регулировать процесс ухода работников на отдых. Соблюдение этого документа обязательно для обеих сторон. Однако в некоторых случаях требуется его изменение и доработка, что разрешено осуществлять по согласию сторон.

Несоблюдение графика, нарушение его правил, особенно во вред сотруднику, может повлечь наложение ответственности на работодателя.