Идём в ногу со временем: что такое электронный больничный лист и как с ним работать?

С 2017 года медицинские учреждения стали использовать электронные больничные листы. Введение данного документа было предусмотрено федеральным законом №86 от 1 мая 2017 года. Электронный больничный соответствует документу на бумажном носителе, имеет одинаковую с ним силу, но более практичен в использовании.

Несмотря на то что данный вид документа существует уже два года, не все граждане России еще о нем слышали. Многие не знают, что представляет собой электронный больничный лист: общая информация о данном документе поможет в этом разобраться.

Что это такое и как работает?

Вопрос, что такое электронный больничный лист, задают терапевтам многие пациенты. Это документ, подтверждающий временную нетрудоспособность человека. На основании его, трудоустроенному гражданину предоставляется освобождение от работы на период обследования и лечения. Он имеет электронный вид.

Решение создать такой вариант больничного было принято с целью оптимизировать работу медицинских заведений и повысить на этом фоне качество обслуживания.

Положительные стороны использования электронного листа о нетрудоспособности:

• оперативность оформления. Это позволяет врачам выделять больше времени на осмотр, обследование и лечение пациента;
• содержание документа является понятным, поскольку представлено исключительно печатным текстом. Почерк доктора бывает сложно разобрать;
• снижение расхода бумаги и чернил;
• часть полей электронного больничного заполняется автоматически из базы данных о пациенте;
• отсутствие возможности сфальсифицировать документ. Больничный защищен криптографической подписью. Передается он по надежным каналам при помощи шифрования.

Электронный больничный лист оформляется при таких обстоятельствах:

1. получение производственной травы;
2. болезнь сотрудника инфекционной, вирусной природы, хронического характера и т.п;
3. беременность и роды;
4. болезнь ребенка работника и необходимость ухода за ним;
5. отправка сотрудника на карантин по причине угрозы распространения бактериологического либо инфекционного заболевания;
6. необходимость ухода за взрослым человеком, утратившим способность к самообслуживанию;
7. протезирование в больнице;
8. необходимость долечивания в санатории.

Принцип работы электронных больничных листов подробно описан ниже:

• заболев, человек отправляется в поликлинику по месту жительства на прием к терапевту.;
• врач осматривает пациента, проводит обследование, ставит диагноз и предлагает на выбор две формы больничного: бумажную и электронную. Определившись с видом документа, работник подписывает согласие. Это является важным моментом. Без согласия врач не имеет права оформлять электронный больничный. Это обусловлено тем, что проводится сбор личных данных человека;
• доктор заполняет электронный вариант бланка листка о временной нетрудоспособности;
• врач предоставляет пациенту двенадцатизначный идентификационный номер больничного;
• работник передает своему работодателю полученный код листка о нетрудоспособности;
• после завершения лечения доктор закрывает больничный и подписывает электронный вариант документа уникальной цифровой подписью;
• работодатель со своей стороны заполняет необходимые поля листка о нетрудоспособности, ставит подпись;
• далее файл направляется в Фонд социального страхования;
• затем сотруднику переводится пособие по временной нетрудоспособности.

Порядок выдачи

Чтобы выдать электронный листок нетрудоспособности, нужно проделать ряд действий. Работнику полезно знать алгоритм оформления такого больничного.

Сначала через единую интегрированную информационную систему (ЕИИС) фонда социального страхования (ФСС) направляется запрос по поводу номера листка. Затем создается электронный документ. В бланк больничного вносятся первоначальные сведения. Далее документ закрывается и направляется по линии ФСС.

Благодаря идентификационному номеру листка о временной нетрудоспособности можно просматривать все вносимые в него изменения. Также легко контролировать начисления.

Главное правило выдачи электронного больничного: медицинское учреждение должно иметь возможность оформить такой документ, а работодатель – принять его. Нововведение доступно лишь в тех организациях, которые активно используют электронный документооборот.

Образец бланка в электронном виде

Бланк электронного больничного листка не отличается по содержанию от бумажного аналога. Различия прослеживаются во внешнем виде. Такой документ имеет четыре раздела. В них могут работать медицинские сотрудники и работодатели. Основные поля являются стандартными.

Электронный листок о временной нетрудоспособности содержит следующую информацию:

• наименование предприятия, в котором работает человек;
• квалификация сотрудника;
• название медицинского заведения;
• место жительства заболевшего;
• код нетрудоспособности;
• ФИО работника;
• ИНН сотрудника;
• номер регистрации, код подчиненности;
• тип места работы (основное, совмещенное);
• период потери трудоспособности;
• страховой стаж;
• средний заработок работника за последние два года, а также за день;
• нестраховые периоды;
• разбивка выплат на средства, выплачиваемые из ФСС и из личного бюджета работодателя;
• период формирования и выплаты материального пособия;
• ФИО главного бухгалтера и руководителя компании;
• дата выхода на работу.

Как установить программу и подключиться к системе?

Электронные больничные листы для работодателей являются более удобными, чем документы на бумажных носителях. Поэтому многие руководители предприятий сегодня задаются вопросом, как установить программу и подключиться к системе.

Чтобы получить возможность работать с электронными больничными, компании необходимо следовать такому алгоритму действий:

• создать учетную запись юридического лица на портале Госуслуг;
• зайти на сайт ЕИИС «Соцстрах»: cabinets.fss.ru;
• завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе. Войти можно через аккаунт на Госуслугах. Если отсутствует учетная запись на портале Госуслуги, тогда надо ее создать в Единой системе идентификации и аутентификации. Для этого следует зайти на сайт esia.gosuslugi.ru. Кликнуть по вкладке «Организации». Используя электронную подпись, выданную на руководителя либо доверенное лицо, создать учетную запись. Заполнить карточку;
• внести в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» данные о компании;
• ознакомиться с прилагаемой инструкцией;
• распределить обязанности по работе с электронными больничными листками, провести ознакомление с системой, обучение;
• обеспечить доступ к системе ответственных лиц.

Также для работы с электронными листками нетрудоспособности существует десктопная специальная программа — «Подготовка расчетов для ФСС». Она является абсолютно бесплатной. Скачать ее можно в Личном кабинете работодателя на сайте ЕИИС «Соцстрах». На данном портале также есть подробная инструкция по работе с программой.

Пошаговая инструкция по работе

Работодателю важно знать, как работать с электронными листками нетрудоспособности. Знание всех моментов и тонкостей обеспечит оперативное и правильное оформление данного документа. Работник и предприятие должны быть зарегистрированы на портале Госуслуг.

Инструкция по работе с электронным больничным приведена ниже:

• войти в личный кабинет ЕИИС «Соцстрах»;
• заполнить больничный лист сотрудника;
• вкладка «Электронные листы нетрудоспособности» содержит следующие данные: ФИО работника, номер больничного и СНИЛС, дата выдачи документа, сроки начала и завершения выходных дней. Эту информацию вносит врач. Её нужно проверить на предмет наличия ошибок. В случае обнаружения неточностей в ФИО сотрудника, СНИЛС, следует направить работника в больницу для внесения корректив. После этого ФСС аннулирует документ с ошибками и зарегистрирует новый листок о нетрудоспособности;
• если информация врачом внесена верно, тогда надо перейти во вкладку «Заполняется работодателем». Тут необходимо указать данные по расчету пособия, поставить электронную подпись.

Обмен ЭЛН с ФСС

По закону работодатель обязан в течение пяти рабочих дней с момента получения электронного больничного передать его в Фонд социального страхования для расчета и начисления сотруднику пособия. При получении от ФСС уведомления о допущенной ошибке, все можно быстро исправить, направить недостающие документы.

Особенности начисления пособия по временной нетрудоспособности

Оплатой больничного электронного листа занимается Фонд социального страхования. ФСС дается 10 дней на расчет суммы и произведение выплаты. В зависимости от того, какая система применяется, прямая либо зачетная, деньги работнику будут перечисляться по-разному. При первом варианте схемы руководство компании выдает пособие сотруднику из своего бюджета.

Затем фирма передает документы, которые подтверждают факт выплаты денежной компенсации в ФСС, а он в свою очередь, принимает и рассматривает бумаги, проводит проверку, а затем возмещает все понесенные организацией убытки.

Если предприятие практикует зачетную систему начислений по больничному, тогда выплаты работнику поступают напрямую из фонда. Как правило, электронные листки о временной нетрудоспособности оплачиваются из ФСС.

Поскольку денежные средства не изымаются из оборота предприятия, это положительно отражается на его работе, росте. Рассчитать положенные выплаты можно с помощью специального калькулятора, приведенного на официальном сайте ФСС. Порядок определения суммы положенного работнику пособия утвержден Положением, установленным постановлением Правительства России №375.

По закону сначала надо определить среднедневной доход сотрудника за последние два года. Он рассчитывается путем суммирования всех денежных поступлений за отчетный период и дальнейшим делением на 730. В учет берутся заработная плата, командировочные, отпускные, премиальные, материальная помощь.

Полученную сумму умножают на число дней утраты трудоспособности работником. Но важно понимать, что полную оплату получают только сотрудники, проработавшие более 8 лет. Если стаж составляет 5-8 лет, тогда положено 80%, а если менее 5 лет – то 60% от среднего заработка.

С выплат по больничному взимается НДФЛ. По состоянию на 2019 год его величина составляет 13%. Поэтому рассчитанное пособие надо умножить на 0,13, а затем вычесть полученную сумму от положенной выплаты.

Как проверить листок нетрудоспособности по номеру?

Зная идентификационный номер больничного листка, можно проверить вносимые в него изменения в режиме онлайн. Чтобы посмотреть данный документ работодателю, ему необходимо войти в личный кабинет ЕИИС «Соцстрах».

Затем стоит кликнуть по вкладке «Электронные листки». Далее выбрать «Запросить листок». Появится поле, в которое нужно ввести номер больничного сотрудника и СНИЛС. Иногда требуется дополнительно выбирать сертификат, который удостоверяет права организации на запрос данных из ФСС.

Затем система обработает данные и выдаст требуемый листок о нетрудоспособности. Чтобы проверить больничный работнику, также требуется зайти на сайт http://cabinets.fss.ru. Необходимо выбрать «Кабинет застрахованного».

Тут можно просматривать выданные листы о временной нетрудоспособности, начисления и выплаты, проводить распечатку документа.

Что делать, если не принимают ЭЛН на работе?

Руководство предприятия обязано принять электронный вариант больничного листа. Этот момент указан в статьях ТК России. Если по техническим причинам работодатель отказывается брать электронный лист о нетрудоспособности, тогда сотруднику следует обратиться к врачу, выдавшему такой документ, для получения бумажного варианта, заверенного печатью, подписью и штампом по всем правилам. Об этом говорится в письме ФСС №02-09-11/22-05-13462 от 11 августа 2017 года.

Таким образом, электронные больничные листки имеют множество преимуществ для работодателей, медперсонала и самих работников. Но пока еще не на всех предприятиях введена система электронного документооборота. Это нужно учитывать при выборе формы предоставления листка о нетрудоспособности в кабинете врача.