Внесение записи в трудовую книжку при смене фамилии в связи с заключением брака: образец и правила внесения изменений

Трудовая книжка считается фундаментальным и основополагающим бланком, подтверждающим этапы производственной деятельности работающего человека, следовательно, вносимые в нее отметки должны быть оформлены в строгом соответствии с действующей правовой базой.

На сегодняшний день таковыми нормативными актами являются:

• Постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (с изменениями от 31.10.2016 г.) «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Выходя замуж, женщина по ранее установившимся народным традициям берет фамилию мужа, таким образом, на основании пункта 2.3 Постановления Минтруда и пункта 26 Постановления Правительства трудкнижка и все необходимые документы переоформляются на новую фамилию. Алгоритм вписывания надлежащей записи в трудовой при заключении брака образец описан ниже.

Нужно ли менять фамилию в трудовой книжке при заключении брака и развода?

Трудовая книжка – это базовый документ работника, на основании которого ведется учет всей продолжительности труда и оформление требуемой законодательством кадровой и бухгалтерской документации.

При смене фамилии при вступлении в брак или расторжении брачных уз обязательно изменение личных данных во всех основных документах гражданина. Эти процедуры проделывает сотрудник, на которого возложены в письменном виде соответствующие обязанности.

Это может быть специалист отдела персонала, а в случае его несуществования — руководитель организации. Временной промежуток для вписывания поправок в трудкнижку никак не регулируется российской законодательной базой, но работодатель может выпустить свои, местного характера акты по данному вопросу. За основу может быть взят ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152 и трудовое законодательство.

Работница, вступившая в брак или расторгнувшая его, обязана в кратчайшие сроки после получения на руки свидетельства о браке или разводе и нового паспорта направиться в подразделение по персоналу организации с устным или рукописным заявлением о случившемся церемониальном факте.

Требования к заявлению сотрудника

Заявление об исправлении старой фамилии на новую пишется в произвольной форме, специально разработанного и утвержденного бланка не существует.

К заявлению должны быть приложены следующие документы:

• новый паспорт;
• свидетельство о заключении брака (либо расторжении);
• иное удостоверение о смене личных данных.

Какие документы нужно представить в отдел кадров для смены данных?

Вместе с заявлением в отдел кадров подаются паспорт, свидетельство о заключении брака (либо свидетельство о разводе), с которого специалист сделает копию и удостоверит её своей подписью и печатью.

Оригиналы документов возвращаются владелице, присутствие которой во время занесения новой информации в персональную кадровую и бухгалтерскую документацию рекомендательно.

Порядок внесения изменений

Руководствуясь двумя вышеуказанными законодательными актами: «О трудовых книжках» и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек», специалист по кадрам или самолично глава организации (в случае если в учреждении отсутствует данная штатная единица) корректируют изменения в формуляре.

Необходимо строго придерживаться положений пункта 26 Постановления Правительства № 225 и пункта 2.3 Постановления Минтруда №69:

1. на титульном листе 1 одной тонкой линией зачеркивается прежняя фамилия;
2. сверху либо на этой же строке записывается новая фамилия работника;
3. на левой чистой обложке формуляра вносится название и реквизиты основополагающего источника исправления (серия, номер, дата);
4. сделанная запись удостоверяется сотрудником и печатью организации.

Кадровый работник при выполнении подобных ритуалов должен придерживаться общеизвестных правил:

• производить записи разборчивым некрупным почерком чернилами черного или синего оттенков без исправлений и помарок;
• закрашивание корректором или штриховкой прежних ФИО строго запрещается, предшествующая персональная информация должна быть читаема;
• при отсутствии места для внесения исправительного текста, в формуляр можно вклеить белый плотный лист нужного размера или сделать запись на задней корочке книжки;
• нельзя пользоваться римским вариантом написания цифр и сокращать слова в формулировках.

После выполнения всего алгоритма внесения поправок в персональные кадровые документы работница знакомится с ними под роспись. Затем изменяются все личные персональные данные в бухгалтерской документации.

Образец записи в трудовой об изменении фамилии на основании заключения брака

Фамилия «Савельева» изменена на фамилию «Кондратьева» на основании свидетельства о заключении брака серия КН-III № 758241, выданного 10.02.2015 г. Кировским отделом ЗАГСа г. Владивостока

Специалист отдела кадров: Северова Н.В. (подпись, печать)

Следуя вышеприведенной схеме, отвечающее за кадровую работу лицо оформит исправляющую запись быстро и правильно.

Добавить исправления в трудовую книжку обязан сотрудник по персоналу как на прежнем месте работы, так и на новом. Отказать никто не имеет права.

Работающему гражданину стоит помнить о важности проведения такой процедуры своевременно, потому что на работодателя возложена законом обязанность передавать индивидуальные сведения трудящегося в Пенсионный фонд страны, налоговые инстанции и многие другие организации.

Передача искаженной информации чревата для юрлица или ИП штрафными взысканиями и уголовным наказанием.

У безответственного сотрудника в дальнейшем также возникнут крайне неприятные проблемы, совершенно ему ненужные.