Оформляем доверенность на получение документов: правила составления и образцы для физических и юридических лиц

Процесс перепоручения каких-либо обязанностей должен быть оформлен на соответствующем уровне, иначе любую сделку могут признать недействительной, а нарушителя привлекут к ответственности.

Для того чтобы избежать проблем, нужно заранее позаботиться об официальной передаче прав от одного лица другому. Для этого оформляется доверенность на получение документов или их сдачу. Надо понимать, что представляет собой данная бумага, как она составляется, требует ли нотариального заверения.

Кому и когда нужна доверенность на получение и передачу бумаг?

Бывает, что руководитель предприятия либо обычный гражданин не может по каким-либо причинам лично передать либо получить важные бумаги. Выходом из ситуации является доверить это другому лицу. Данный процесс требует ответственной подготовки.

Если документы собирается сдавать или принимать лицо, которое не имеет на это право, тогда это может привести к серьезным проблемам. Потребоваться доверенность может физическому либо юридическому лицу. Причины ее оформления бывают разными.

Например, доверенность пригодится для сдачи документов в Многофункциональный центр, заключения договора с ВУЗом от лица другого человека.

Также доверенность требуется для получения таких бумаг:

• гражданского или заграничного паспорта;
• справки 2-НДФЛ;
• бланков строгой отчетности;
• социальной карты москвича;
• документов в Ростехнадзоре;
• диплома, аттестата;
• медицинской справки;
• удостоверения о повышении квалификации и т.п.

Выписывать доверенность можно практически на все документы. Предъявлять такую бумагу разрешается в любые структуры, коммерческие (финансовые учреждения, фирмы) и государственные (паспортные столы, налоговые инспекции, внебюджетные фонды и т.п).

Кто может стать доверенным лицом?

Круг лиц, на которых может быть оформлена доверенность, законодательство не ограничивает. Единственное условие – гражданин должен быть совершеннолетним (достигшим возраста 18 лет) и дееспособным.

Этот момент отражен во втором пункте статьи №185 Гражданского кодекса России. Поверенным может быть юридическое либо физическое лицо. Представителем компании разрешается делать сотрудника либо человека, не числящегося в штате.

Как правило, руководители доверяют получение или сдачу бумаг своим секретарям, специалистам бухгалтерии, кадровикам.

Мнение эксперта

Ирина Васильева

Эксперт по гражданскому праву

Доверенность разрешается выдавать на одного либо нескольких лиц. Она может быть единовременной (до совершения конкретного действия) или актуальной в течение определенного периода.

Требования к форме и содержанию

Жестких требований к оформлению доверенности нет. Но к ее составлению следует подходить ответственно и внимательно. Несоблюдение некоторых норм и правил может привести к тому, что документ будет признан недействительным. Доверенность должна иметь письменный вид.

Об этом говорится в статье №185 Гражданского кодекса России. При этом единого шаблона документа, утвержденного государством, нет. Поэтому разрешается составлять доверенность в произвольной форме. Крупные предприятия обычно разрабатывают и утверждают специальные бланки.

Важно придерживаться структуры документа, она представлена такими частями:

• шапка. Посередине листа пишется наименование бумаги – «Доверенность». Ниже приводится название населенного пункта, дата составления документа. Особых требований к тому, как должна быть указана дата, Гражданский кодекс не предъявляет. Но рекомендуется писать ее прописью, чтобы исключить возможность подделывания, исправления;
• блок сведений о доверителе и поверенном лице. Рекомендуется указывать дополнительные данные для полной идентификации;
• основная часть. Приводится список конкретных действий, выполнение которых возлагается на доверяемое лицо, перечень документов, которые должен получить или отдать в определенные организации поверитель. Перечислять полномочия следует максимально полно и четко. Не рекомендуется использовать общие формулировки: например, «представлять интересы фирмы»;
• дополнения. Отмечаются важные условия (возможность передоверия, срок действия);
• заключительная часть. Указывается дата составления и ставится подпись. Подпись должна быть сделана лицом собственноручно. Не допускается использование цифрового варианта. Об этом говорится в четвертом пункте статьи №185.1 Гражданского кодекса РФ.

Как правильно оформить?

Оформить документ можно при помощи компьютера и печатной техники либо письменно. Чаще всего применяется рукописный вариант. Поэтому важно знать, как правильно написать доверенность от руки.

Ниже приведены рекомендации специалистов:

• использовать лист формата А4;
• применять шариковую ручку с фиолетовой либо синей пастой;
• писать грамотно;
• не делать сокращений и стараться избегать указания аббревиатур;
• не исправлять текст путем зачеркивания либо применения корректора.

От физического лица

Если человек не может самостоятельно забрать нужные бумаги из определенной инстанции, то он имеет право поручить это сделать другому лицу на базе доверенности. Документ от физлица обычно составляется от руки в простой форме.

В доверенности следует указать такую информацию:

• место составления;
• название бумаги;
• ФИО, паспортные данные, место проживания доверителя и доверяемого лица;
• перечень полномочий, которые передаются;
• возможность или исключение передоверия;
• срок действия документа;
• наименование организаций, в которых доверяемому надо получить документы;
• дата составления (ее нужно указывать словами);
• подписи двух сторон.

От юридического лица (от организации)

Если руководитель компании планирует поездку заграницу или ему требуется одновременно присутствовать в разных местах, поэтому он не может забрать или подать в срок важные бумаги, тогда он доверяет это другому лицу.

Доверенность оформляется на фирменном бланке либо листе А4. Строгих требований к форме данной бумаги нет. Рекомендуется составлять доверенность с использованием печатной техники. Обычно такой документ оформляется секретарем руководителя.

Важно указать в доверенности о передаче прав на получение бумаг следующую информацию:

• сведения о предприятии-доверителе. Пишется полное наименование компании, юридический адрес, КПП (код причины постановки на учет), ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика), ОГРН (основной государственный регистрационный номер);
• данные о доверенном лице. Приводятся паспортные сведения (серия, номер, кем и когда выдан документ), ФИО полностью, адрес проживания гражданина. Если поверенным лицом выступает организация, тогда требуется указать ее реквизиты (название, адрес, КПП, ОГРН, ИНН);
• конкретный список полномочий;
• дата и место составления документа. Без этих данных доверенность не будет считаться действительной.
• личная подпись руководителя организации;
• срок действия доверенности. Данный пункт является необязательным;
• печать компании. С 2015 года использовать такой инструмент для подтверждения подлинности документов стало необязательным. Поэтому, если у фирмы его нет, тогда нужно указать выписку из Устава о том, что предприятие работает без печати. В противном случае документ будет считаться недействительным.

Типовой пример написания

Рекомендуется использовать образец доверенности на получение документов. Это упростит и ускорит процесс оформления данной бумаги, а также минимизирует вероятность допущения грубых ошибок.

Если на предприятии имеется бланк такого документа, тогда нужно использовать его. Он будет иметь незначительные отличия в оформлении. Но суть и содержание будут идентичными доверенности, составленной в свободной форме. Ниже приведены образцы оформления доверенностей на получение бумаг.

Нужно ли заверять у нотариуса?

Заверять доверенность от физических либо юридических лиц на получение или сдачу документов необязательно. Это делается в тех случаях, когда доверитель сомневается в поверителе. Чтобы документ обрел юридическую силу, достаточно будет удостоверить его подписью составителя.

Но надо понимать, что нотариальное заверение позволит избежать каких-либо проблем, если человек, наделяемый рядом полномочий, окажется недобросовестным.

Обязательно нужно обращаться за помощью к нотариусам в таких случаях:

• в доверенности указана возможность передоверия;
• документ выдан для заключения сделки либо договора;
• передаваемое доверенностью право на выполнение ряда действий требует нотариальной формы заверения;
• одно лицо доверяет другому право на внесение или изменение информации в государственных реестрах.

Стоимость оформления

Стоимость оформления доверенности на получение или сдачу документов в нотариальной конторе складывается из двух частей: государственная пошлина и услуги технического и правового характера.

Госпошлина утверждена правительством и является одинаковой для всех регионов. Ее величина приведена в статье №333.24 Налогового кодекса России и равняется 200 рублям. Данная сумма одинакова как для физических, так и для юридических лиц.

Что же касается цены услуг техническо-правового характера, то она зависит от ряда факторов:

• известности нотариальной конторы;
• квалификации и опыта специалиста;
• типа документа;
• количества поверенных лиц;
• сложности работы;
• срочности исполнения заказа;
• региона оказания услуги;
• ценовой политики компании.

Удостоверение доверенности на получение либо сдачу документов обойдется в сумму от 200 рублей. Если потребуется помощь специалиста в оформлении данной бумаги, консультация по некоторым моментам, тогда сумма будет выше.

В нотариальных конторах столицы, крупных городов стоимость составления и удостоверения доверенности может доходить до 2000 рублей. В малонаселенных пунктах цена аналогичной услуги будет ниже. Поэтому рекомендуется заранее связаться с представителем определенной конторы и обсудить стоимость.

Срок действия

Срок действия доверенности имеет право определить ее составитель. Настоящее законодательство не ограничивает граждан в минимальных и максимальных временных рамках.

Доверенность может быть заключена на день, 2, 3, 5, 10, 20 и более лет. Срок определяется с учетом функциональной необходимости выполнения каких-либо действий. Например, руководитель предприятия может составить доверенность на своего подчиненного на получение документа доставляемого почтой в конкретный день.

Также возможно доверить сотруднику регулярное получение корреспонденции, отправку отчетов в государственные инстанции. Но тогда обязательно нужно указать в документе срок его действия. В противном случае доверенность будет считаться актуальной в течение года.

Об этом говорится в пункте первом статьи №186 Гражданского кодекса России. Причем не имеет значения, каким лицом юридическим либо физическим, был составлен документ. Отсчет ведется от даты подписания данной бумаги.

Документ может утратить свою актуальность в таких случаях:

• истек его срок действия;
• доверитель умер;
• доверитель аннулировал доверенность;
• предприятие-доверитель прекратило свое существование (путем объединения с другой организацией либо закрытия вследствие банкротства или прочих причин).

Если доверенность утратила свою актуальность досрочно, тогда необходимо составить уведомление и направить его поверенному заказным письмом. В противном случае доверитель будет нести полную ответственность за все действия, совершаемые доверенным лицом.

В свою очередь, человек, которому было передано право на получение и отправку определенных бумаг, должен вернуть аннулированный документ его составителю. О том, что доверенность утратила свою силу, нужно оповестить всех физических и юридических лиц, куда данная бумага могла быть предъявлена.

Таким образом, доверенность на получение или передачу документов составляется в свободной форме либо с использованием фирменного бланка (если таковой имеется на предприятии). Важно придерживаться определенной структуры документа, указывать требуемую информацию. При оформлении доверенности нужно соблюдать ряд правил.

Если раньше человек не составлял подобные документы, не имеет представления об их структуре, тогда следует воспользоваться примером. Также можно обратиться за помощью к нотариусу. Но за оказание услуги специалисту придется заплатить определенную сумму денег. Цена оформления доверенности в частных компаниях варьируется в широких пределах и зависит от ряда факторов.