Документальное оформление отгулов за ранее отработанное время: образец приказа и важные моменты
С понятием отгула знакомы многие, хотя в Трудовом кодексе РФ оно не встречается. Осуществление профессиональной деятельности в период, выходящий за рамки рабочего графика, дает трудящимся право на компенсацию в виде дополнительных свободных дней, для получения которой необходим документ с юридической силой – приказ об отгуле.
Порядок предоставления отгула за ранее отработанное время
Призывать сотрудников к выполнению должностных обязанностей в нерабочее время допускается только после получения письменного согласия каждого из них.
За нереализованное право на отдых руководитель может предложить своим подчиненным:
- повышенную оплату труда;
- дополнительный выходной.
Работник вправе выбрать самостоятельно подходящий ему вариант компенсации. При этом так называемые отгулы – дополнительные дни отдыха – будут предоставлены в наиболее удобное для него время. Оформление отгула начинается с составления сотрудником заявления, в котором необходимо написать желаемое количество дней отдыха и указать даты.
Предварительное согласование возможности выбора данного периода с руководителем поможет избежать разногласий, поскольку в график работы организации потребуется внести изменения. Решение о предоставлении отгула подтверждается приказом работодателя. Затем специалисты кадровой службы делают необходимые записи в табеле учета рабочего времени.
Стоит отметить, что работник имеет право взять отгул не только за ранее отработанный день, но и:
По поводу возможности предоставления сотруднику дополнительных свободных дней за его счет, работодатель вправе принять решение на свое усмотрение за исключением следующих оснований:
Указанные события, подтвержденные документально, безоговорочно позволяют работнику временно освободиться от трудовых обязанностей.
Закон также выделяет следующие категории трудящихся, которым организация должна предоставлять дополнительный выходной, даже если этот день не был ранее отработан:
- доноры крови;
- осуществляющие свою деятельность в условиях аварий, чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий;
- выполняющие должностные обязанности в выходные или праздничные дни по причине производственной необходимости;
- вахтовые наемники, у которых уже превышена норма отработанных дней.
Также важно знать, что отгул должен быть предоставлен независимо от количества отработанных сверхурочно часов. Этот принцип действует и в отношении сотрудников, находящихся в командировке в период праздников или выходных.
Как правильно оформить приказ?
Итак, получение трудящимся дополнительных дней отдыха требует письменного распоряжения директора. Приказ о предоставлении отгула за ранее отработанное время составляется в произвольном виде, поскольку единой формы для него не предусмотрено.
Документ должен содержать:
- номер, дату и наименование;
- название и реквизиты организации;
- суть вопроса с указанием ФИО и должности работника;
- основание для предоставления и дату отгула;
- подпись руководителя;
- ФИО ответственного за ознакомление сотрудника с приказом.
Если дополнительные выходные предоставляются по заявлению сразу нескольких членов коллектива, допускается выпустить один приказ на всех сотрудников, указав их данные в виде таблицы. Оформление приказа работодателем необходимо, так как устная договоренность между сторонами противоречит нормам трудового права. В дальнейшем данный документ выступит законным основанием для действий бухгалтерии и кадровой службы.
Риск руководителя при неоформленной договоренности с сотрудником об отгуле заключается в следующем: если подчиненный получит травму в свой свободный день, она может быть расценена как производственная. Ведь в это время гражданин по документам находился на рабочем месте, и организация несла ответственность за его безопасность.
Приказ руководителя об отгуле относится к документации, касающейся вопросов личного состава, он должен храниться в архиве предприятия в течение 5 лет. Если приказ о выходе сотрудника в нерабочий день содержал пункт о дате предоставления ему отгула, новый документ выпускать не требуется.
Пример заполнения бланка
Содержание распоряжения руководителя о предоставлении сотруднику дополнительного дня отдыха за ранее отработанное время рассмотрено в предыдущем разделе. Так, образец приказа на отгул за работу в выходной день может выглядеть следующим образом:
Общество с ограниченной ответственностью «Ресурс»
ИНН 01234567890, КПП 123456789, ОКПО 12345678
ПРИКАЗ № 25
о предоставлении сотруднику другого дня отдыха за работу в выходной день
г. Москва 07.08.2019
В связи с привлечением кассира А. И. Петровой к работе в выходной день (03 августа 2019 года)
ПРИКАЗЫВАЮ:
Предоставить А. И. Петровой другой день отдыха – 08 августа 2019 года (без дополнительной оплаты).
Основание:
– приказ «О привлечении к работе в выходной день» от 02 августа 2019 г. № 1;
– заявление А. И. Петровой от 06 августа 2019 г.
Генеральный директор ______________ В. Г. Аксенов
С приказом ознакомлен:
кассир ______________ А. И. Петрова
07.08.2019
+7 (812) 425-62-38 - Санкт-Петербург и обл.
8(800)-350-97-52 - Другие регионы РФ
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Порядок ознакомления с документом
Наличие подписи работника подтверждает факт его ознакомления с документом, главной целью которого является своевременное выполнение распоряжения руководства. Изучив приказ, сотрудник должен поставить свою подпись в документе или в специальном бланке – листе ознакомления.
Данное действие будет свидетельствовать о том, что он готов приступить к исполнению распоряжения директора. Лист ознакомления с приказом применяется в ситуациях, когда речь идет о большом количестве сотрудников. Это своего рода приложение, а не самостоятельный документ.
Отгул – это компенсация за трудовую деятельность в нерабочий день. Процедура получения работником дополнительного выходного регламентируется ТК РФ и начинается с написания заявления. На его основании руководитель выпускает необходимый юридически значимый документ – приказ о предоставлении сотруднику отгула за ранее отработанное время.