Заполняем табель учета рабочего времени: как обозначается оплачиваемый и отпуск без сохранения заработной платы?

На каждом предприятии ведется табель учета рабочего времени. Чтобы исключить неточности, проставляя отпуск в табеле, важно понимать, как правильно обозначать те или иные периоды в данной форме. В противном случае, могут возникнуть проблемы с начислением заработной платы. Это связано с тем, что освобождение от трудовой деятельности может быть обусловлено разными причинами и обстоятельствами.

Особенности заполнения форм Т12 и Т13

Важно знать, какие виды отпусков и выходных бывают, как они правильно обозначаются в табеле учета рабочего времени. Формы Т12 и Т13 являются унифицированными. Они утверждены Госкомстатом России №1 5 января 2004 года. Предназначены для ведения предприятиями учета времени работы наемных сотрудников. Данные документы имеют определенные отличия и особенности.

Форма Т12 называется «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», состоит из двух разделов:

1. первый блок посвящен учету рабочего времени и представлен таблицей, состоящей из 17 граф. Тут фиксируется информация о том, приходил ли человек на предприятие в определенный день, причина его отсутствия на месте (например, уход на больничный или в отпуск). Также в табеле Т12 указывается, сколько часов сотрудник проработал;
2. второй раздел посвящен расчетам с персоналом по оплате труда. Представлен в виде таблицы, состоящей из 38 граф. Заполняется форма вручную шариковой ручкой либо на компьютере в программе Word.

Форма Т13 также представлена таблицей. Но она является более упрощенной и содержит всего 13 столбцов. Раздел по расчету оплаты труда в ней отсутствует. Заполняется бланк в автоматическом режиме. Для этого применяются специализированные компьютерные программы, системы контроля доступа.

Законодательство РФ не запрещает работодателям дополнять и изменять формы Т-12 и Т-13. Поэтому руководители могут разработать и утвердить свой бланк табеля, исходя из специфики деятельности предприятия. В этом случае необходимо издание приказа.

Как отметить в табеле учета рабочего времени?

Для заполнения таблицы табеля предусмотрены специальные обозначения. Они могут быть представлены буквами либо цифрами. Являются одинаковыми для всех предприятий. С условными обозначениями можно ознакомиться в Постановлении Госкомстата №1 от 5 января 2004 года.

Также полный перечень цифровых и буквенных символов содержится на первой странице формы Т12. Ведением документа занимаются ответственные лица в каждом отделе предприятия.

Если компания небольшая, то заполнять таблицу может непосредственно сам директор либо его секретарь, кадровик, бухгалтер. Важно знать, как обозначаются те или иные дни в табеле. При явке сотрудника на работу ставят букву «Я» либо цифры «01».

Выходные проставляются как «В» либо «26». С этими обозначениями знакомы многие граждане. Вопросы возникают в плане отображения в табеле различных видов отпусков.

Ежегодный (оплачиваемый)

В статьях №114 и 115 Трудового кодекса России (ТК) закреплено право работников на уход в ежегодный основной отпуск с сохранением среднего заработка, места труда, продолжительностью не менее 28 календарных дней.

Предоставляется он по заявлению сотрудника либо в соответствии с утвержденным графиком. Возможен перенос отпуска на следующий период, но запрещено не прерывать трудовую деятельность на отдых, дольше двух лет подряд.

Период отсутствия подчиненного на рабочем месте по причине нахождения в основном оплачиваемом отпуске отмечается в табеле буквами «ОТ» либо цифрами «09».

Дополнительный

Некоторым категориям сотрудников помимо основного, положен и ежегодный дополнительный материально возмещаемый отпуск. Об этом говорится в статье №116 ТК. Претендовать на получение такого вида освобождения от работы могут подчиненные, занятые в особых условиях.

Дополнительное количество дней определяется для каждой категории сотрудников отдельно. Например, врачам общей практики добавляется трое суток к основному отпуску.

Лицам, занятым на Крайнем Севере и территориях, которые к ним приравниваются, дается от 8 до 24 календарных добавочных дней к основному отдыху, согласно статье №321 ТК РФ. Такая продолжительность зависит от того, постоянно или временно гражданин работает в особых условиях.

Также дополнительный отпуск в три календарных дня предоставляется лицам с ненормированным графиком работы. Об этом говорится в статье №119 ТК РФ.

Право на дополнительные отпуска с сохранением заработка имеют такие категории сотрудников:

• тренеры и спортсмены (4 добавочных дня);
• пострадавшие при ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС (7-14 суток);
• инвалиды независимо от группы (до 30 дней в год);
• служащие органов внутренних дел (3-15 добавочных суток в зависимости от стажа).

Административный (неоплачиваемый)

Административный отпуск – это предоставление сотруднику освобождения от работы по его заявлению без сохранения среднего заработка на этот период. Фактически дни берутся подчиненным за свой счет. Вопрос, как обозначается отпуск без сохранения заработной платы в табеле учета рабочего времени, является достаточно актуальным.

Путаница возникает из-за того, что такой вид освобождения от трудовой деятельности представлен разными подтипами. Обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени проводится двумя буквами «ДО» либо цифровым кодом «16».

Это правило актуально для тех случаев, когда право подчиненного на освобождение от работы без содержания не закреплено трудовым законодательством либо коллективным договором и полностью зависит от решения руководства компании. Предоставление отпуска проводится на основании заявления, в котором описывается уважительная причина.

Некоторым категориям работников по закону положены дополнительные дни освобождения от труда в удобное для них время. Перечень таких подчиненных закреплен в статье №128 ТК РФ. В список сотрудников входят участники ВОВ, работающие пенсионеры и инвалиды, жены, мужья и родители военнослужащих, погибших при исполнении долга.

Такой отпуск предоставляется на базе заявления и обозначается в табеле «ДБ» либо «18». Законодательством определен ряд ситуаций, при которых работодатель обязан дать сотруднику освобождение от трудовой деятельности до 5 дней, даже если он не одобряет такое решение.

Поводом может служить рождение ребенка, личное бракосочетание подчиненного, смерть близкого родственника. В этих случаях в табеле учета проставляется код «17» либо «ОЗ».

По уходу за ребенком

В соответствии с действующим законодательством после родоразрешения можно получить отпуск по уходу за ребенком. Это право закреплено в статье №256 ТК. Декрет положен не только матери, но и отцу малыша, бабушке либо дедушке, другому родственнику, опекуну.

Он состоит из двух частей, продолжительность каждой из которых составляет 1,5 года. Декретный отпуск до исполнения ребенку трех лет обозначается в табеле буквами «ОЖ» либо цифрами «15».

Другие

Законодательство закрепляет право сотрудников на освобождение от работы и в ряде других ситуаций. Например, положен дополнительный отпуск на учебу. Он может быть с сохранением среднего заработка либо без содержания. Также право на освобождение от трудовой деятельности имеют женщины по причине беременности и родов. Особенности обозначения дней отсутствия сотрудника в табеле учета приведены ниже в таблице.

Как проставлять праздничные и выходные дни?

Выходные дни имеют код «В» либо «26». Вопросы по поводу условных обозначений возникают в случае необходимости отметки праздников. Эти дни отображаются в табеле также как и обычные выходные (26 либо В).

Существуют особые категории сотрудников, которым положены по закону дополнительные дни освобождения от трудовой деятельности каждый месяц. Это, в первую очередь, родители либо опекуны детей с инвалидностью. Им положено до 4 добавочных выходных дней в месяц. Об этом говорится в статье №262 ТК России.

Положены дополнительные выходные также лицам, занятым на Крайнем Севере, женщинам, трудящимся в сельской местности, гражданам, совмещающим работу с учебой. В табеле эти периоды проставляются «ОВ», «27», в случае сохранения среднего заработка либо «НВ», «28», если оплата не предусмотрена.

Можно ли придумать и ввести свои коды и отметки?

В соответствии с действующим законодательством, руководство предприятия имеет право в коллективных договорах предусматривать и другие виды отпусков для своих сотрудников. Бывают ситуации, когда нужно обозначить в табеле учета определенный период, но такой отметки, утвержденной Постановлением Госкомстата, нет.

В этом случае возникает вопрос, можно ли ввести в работу свои коды. На законодательном уровне это не запрещено. При необходимости, условные обозначения в табеле учета рабочего времени, установленные Госкомстатом России, разрешается дополнять собственными цифровыми и буквенными отметками.

Например, для фиксации перерывов сотрудницы на кормление грудью, предусмотренных статьей №258 ТК, можно ввести условный код «КГ». Важно утвердить введенные предприятием обозначения, путем издания соответствующего приказа.

Если директор компании решил разработать и ввести собственную форму табеля учета рабочего времени, то условные отметки он может установить любые. Например, явку на место труда обозначить буквами «ЯМ» или цифрой «11», выходные и праздники – «ВД», «ПД» соответственно, а основные отпуска – «ОО».

Но, как правило, коды остаются прежними, поскольку бухгалтера привыкли к шифрам, утвержденным Госкомстатом, и введение новых отметок может вызывать путаницу и ошибки.

Таким образом, табель учета рабочего времени позволяет оценивать использование сотрудником трудового дня. В него вносится информация, которая потом используется для расчета зарплаты. В табеле фиксируются своевременные явки и опоздания, отпуска, прогулы, выходные и праздничные дни.

Обозначаются они утвержденными Госкомстатом России отметками. Ознакомиться с ними можно на первой странице формы Т-12. Отпуска в табеле могут отображаться по-разному. Все зависит от вида предоставленного отдыха. Например, основной отпуск отмечается «ОТ» либо «09», а дополнительный – «ОД» или «10». Выходные и праздничные дни проставляются буквой «В» либо цифрами «26».