Предоставляем отпуск работнику: правила оформления и образцы приказов

Отпуск, предоставляемый сотруднику, должен быть оформлен соответственно, путем издания надлежащего приказа. Также распоряжение необходимо в случае переноса, продления ежегодного основного отпускного периода, оформления дополнительных выходных дней. Надо понимать, как правильно составить приказ на отпуск, какой бланк использовать и в какой срок следует издавать такой документ.

Унифицированная форма Т-6 и Т-6а

Существуют унифицированные формы приказов на отпуск – Т-6 и Т-6а, ратифицированные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Приказ о предоставлении отпуска работнику форма Т-6 используется в том случае, когда идет речь об оформлении отдыха для одного человека. Если отпускной период предоставляется многочисленному кадровому составу, тогда стоит использовать бланк Т-6а. Приказ по предприятию подтверждает волю руководителя и согласие работника на отдых в указанные даты.

За какой срок до отдыха должен быть издан приказ по ТК РФ?

Не все работодатели знают, за сколько дней до отпуска издается приказ. Это приводит к тому, что руководство нарушает нормы законодательства и карается штрафом. Чтобы понять, когда следует составлять распоряжение, нужно обратиться к положениям Трудового кодекса (ТК).

В третьем пункте статьи №123 отмечено, что работник должен быть извещен о датах оплачиваемого отпуска под роспись не позднее, чем за 14 дней до его начала.

Соответственно, распоряжение надо издавать минимум за две недели до ухода сотрудника на отдых. Факт ознакомления с таким документом подчиненный подтверждает личной подписью. Что касается дополнительных отпусков без сохранения заработной платы, тут никаких ограничений Трудовой кодекс не устанавливает. Такие выходные дни предоставляются на основании заявления сотрудника, которое может быть подано в любое время.

Как правильно указать период работы?

В распоряжении на ежегодный оплачиваемый отдых должен обязательно отображаться период, за который даются отпускные дни. Не все кадровики знают, как правильно указать этот временной отрезок.

Отсчет рабочего года начинает вестись с даты оформления сотрудника в штат. Отпуск минимальной длительности 28 календарных дней предоставляется за год труда.

В приказе следует указывать предыдущий рабочий год сотрудника. Например, Вяленова Алла Георгиевна была принята в компанию «Свет» на должность бухгалтера 10.03.2018 года. Ее рабочий год заканчивается 9.03.2019 года. Вяленова А.Г. решила взять отпуск с 11 ноября по 8 декабря 2019 года.

В приказе должно быть указано, что отдых предоставляется за период 10.03.2018-09.03.2019. В следующем году ей будет оформлен отпуск за 10.03.2019-09.03.2020 и т.п.

Как правильно написать распоряжение на предоставление отпуска?

Существуют определенные правила написания приказа на отдых. Документ может быть составлен от руки либо напечатан на компьютере. Обязательно должна присутствовать личная подпись работодателя. Электронный аналог автографа в этом случае не подходит.

В распоряжении не должно быть помарок, исправлений. Текст следует писать грамотно. При составлении приказа нужно учитывать, какой именно тип отдыха предоставляется: очередной оплачиваемый ежегодный, дополнительный, административный или по уходу за ребенком.

Это влияет на содержание документа. Также следует учитывать, на одного либо на нескольких сотрудников оформляется распоряжение. От этого будет зависеть вид приказа.

Необходимо отметить особенности формы Т-6:

• по ней можно оформить лишь два типа отпуска, основной и дополнительный. Если работнику предоставляется большее количество отпусков, тогда придется заполнять два бланка;
• если между отпусками подчиненного есть рабочие дни, тогда придется издавать два отдельных приказа Т-6. В противном случае, в строке «В» будет отображена неправильная информация.

Мнение эксперта

Ирина Васильева

Эксперт по гражданскому праву

С 1 января 2013 года применение унифицированных форм первичных учетных документов стало необязательным. Сегодня руководитель сам решает, издавать приказ по шаблону Т-6, Т-6а либо использовать фирменный бланк.

Очередного оплачиваемого

Если работнику предоставляется только основной ежегодный отпуск без дополнительных выходных, тогда для составления распоряжения потребуется минимальное количество информации: ФИО, должность, отдел в котором числиться подчиненный, временной промежуток отдыха, рабочий год.

Приказ на предоставление очередного оплачиваемого отпуска оформляется на бланке Т-6, заполняется форма в таком порядке:

1. указывается полная организационно-правовая форма компании и ее наименование;
2. проставляется ОКПО;
3. ставится номер приказа и дата его составления;
4. указывается полностью фамилия, имя и отчество работника, которому предоставляются выходные;
5. ниже пишется структурное подразделение, в котором трудится подчиненный, должность;
6. указывается, за какой период предоставляется отпуск. Дату и год пишут цифрами, а месяц – прописью;
7. заполняется блок «А». Пишется продолжительность основного оплачиваемого отдыха цифрой. Далее указываются даты начала и окончания выходных;
8. заполняется блок «В». Пишется общее количество дней, даты отпуска;
9. указывается должность, фамилия и инициалы директора компании. Ставится его личная подпись. Чуть ниже пишется дата ознакомления сотрудника с приказом, его автограф.

Дополнительного

Дополнительный отпуск – это дни отдыха, которые предусмотрены законодательством для отдельных категорий сотрудников. Его еще называют льготным. Он может быть оплачиваемым и без сохранения заработной платы.

Приказ на предоставление дополнительного отпуска составляется по форме Т-6, порядок заполнения приведен ниже:

1. блоки «В», о предприятии, сотруднике и периоде работы заполняются так же, как и в случае с основным отпуском;
2. блок «А» не заполняется. Информация об отдыхе вносится в блок «Б». Тут указывается, что предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Чуть ниже пишется, сколько выходных дней дается, даты начала и завершения отдыха;
3. в конце ставятся ФИО руководителя и сотрудника, их подписи.

Административного

Административный отпуск – это выходные дни, взятые сотрудником за свой счет. Приказ на него также составляется по форме Т-6. Блоки о сотруднике, предприятии, «В» заполняются по аналогии. Информация об отдыхе вносится в блок «Б». Тут пишется, что предоставляется отдых без сохранения заработной платы, количество выходных дней, даты начала и завершения.

По уходу за ребенком

По закону новоиспеченная мама имеет право на оплачиваемый отпуск с сохранением рабочего места до исполнения ребенку 1,5 или 3 лет. Оформляется такой отдых приказом, составленным на бланке Т-6.

Блоки о сотруднице (ее ФИО, должность и структурное подразделение), предприятии (ОКПО, название, форма), «В», заключительная часть (ФИО руководителя и работника, их подписи) заполняются в стандартном порядке, по общим правилам. Информация об отпуске вносится в блок «Б». Тут указывается, что предоставляется отдых по уходу за ребенком, количество календарных дней и даты начала, завершения декрета.

Если оформляется на несколько человек

Если оформляется отпуск на несколько человек, тогда следует использовать форму приказа Т-6а. Основные реквизиты распоряжения (наименование компании, номер и дата документа) заполняются также как и в форме Т-6. Далее вносится информация в таблицу.

• ФИО работников, которых директор фирмы отправляет в отпуск;
• табельные номера (если они имеются);
• структурные подразделения работников;
• должности каждого сотрудника;
• количество предоставляемых дней основного, дополнительного или административного отпусков. Ставятся дни, а рядом в скобках пишется вид отдыха;
• рабочие года, за которые предоставляются отпуска;
• общее количество календарных дней всех отпусков;
• даты начала и окончания выходных;
• подписи работников и руководителя компании.

Примеры заполнения бланка

Составлением приказов занимается администрация предприятия. Это может быть специалист отдела кадров либо личный секретарь. Если фирма небольшая, тогда приказ пишет сам руководитель.

Если ответственное за составление распоряжения лицо ранее не сталкивалось с оформлением подобной документации, тогда ему рекомендуется пользоваться примером.

Порядок подписания и ознакомления с документом

Приказ подписывает руководитель компании. Этим он утверждает издание документа. После этого распоряжение фиксируется в журнале корреспонденции. Далее с приказом знакомят тех сотрудников, которые в нем указаны. Каждый работник должен поставить свою личную подпись.

Таким образом, распоряжение на предоставление отпуска обычно составляют по форме Т-6 либо Т-6а. Директор компании имеет право разработать фирменный бланк.

При этом в нем должна содержаться вся требуемая информация. Подписывает распоряжение руководитель организации и сотрудники, которых он касается.